Tips en voorbeeldbrieven

Tips voor een snelle betaling

• Betalingstermijn

  De door u te hanteren betalingstermijn is niet wettelijk vastgelegd. U kunt deze als ondernemer zelf bepalen, mits het redelijk is. Bij wet is bepaald, dat uw klant in ieder geval binnen dertig dagen na ontvangst van de factuur moet betalen.

• Contact opnemen

  Een vaak effectieve eerste stap is nabellen. Het liefst enkele dagen voor de termijn verstrijkt. Een uitstekende invalshoek als notificatie voor de betalingsverplichting: "Is alles in goede orde aangekomen?" of "Verlopen de ingehuurde diensten naar wens?".

• Aanmaning

  Na het verstrijken van de betalingstermijn stuurt u het best meteen een betalingsherinnering, ofwel de eerste aanmaning. Blijft deze onvoldaan, stuurt u na de aangegeven betalingsdatum direct een tweede aanmaning. In deze geeft u aan, dat een incassobureau de vordering overneemt bij verdere wantbetaling. We raden u aan in alle aanmaningen te refereren naar voorgaande correspondentie. Vertel uw klanten wat de gevolgen zullen zijn als betaling uitblijft. Het aankondigen van een incassobureau, de bijkomende kosten en de wettelijke boeterente zetten uw klant vaak alsnog aan snel te betalen.

• Alles op papier zetten

  Een mondelinge overeenkomst is ook geldig. Echter, kunt u dit bewijzen als het misloopt? Zet al uw afspraken daarom altijd op papier. Een offerte bijvoorbeeld. Het zou toch vervelend zijn als deze ineens onbeperkt geldig blijkt te zijn. Dan komt u bij prijsstijgingen behoorlijk nadelig uit. Vermeld daarom tot wanneer het aanbod geldig is. Tussentijds nieuwe afspraken of wijzigingen? Opnieuw schriftelijk bevestigen!

• Voorwaarden

  Uw algemene voorwaarden beschermen u en verschaffen uw klanten duidelijkheid. Laat ook uw debiteurenbeleid hiervan onderdeel uitmaken. Met een betalingstermijn maken uw klanten gebruik van een 'renteloze lening'. Laat uw klanten vooraf laten weten wat de spelregels zijn van het kopen op rekening. Bij een geschil kan u dat onnodig getouwtrek schelen! Bovendien geven strikte regels het zakelijke karakter van eventuele maatregelen weer.

• Uw facturen

  Uw factuur is niet slechts een overdracht van financiële vereffening. Het is belangrijke communicatie tussen u en uw klant. Verschaf een duidelijk overzicht van alle details die refereren naar de afspraken, zoals afgenomen producten of diensten, leveringsdatum en de betalingstermijn. U geeft uw relatie op deze manier de kans tijdig te reageren bij misvattingen. U besteedt een openstaande factuur uit? Wijs uw klant van tevoren op het incassobureau!

• Alles op papier zetten

  Inderdaad, een mondelinge overeenkomst is ook geldig. Echter, kunt u dit bewijzen als het misloopt? Zet al uw afspraken daarom altijd op papier. Een offerte bijvoorbeeld. Het zou toch vervelend zijn als deze ineens onbeperkt geldig blijkt te zijn. Dan komt u bij prijsstijgingen behoorlijk nadelig uit. Vermeld daarom tot wanneer het aanbod geldig is. Tussentijds nieuwe afspraken of wijzigingen? Opnieuw schriftelijk bevestigen!

• Kredietinformatie

  Een failliete klant betaalt sowieso niet. Een feit. Slecht betalingsgedrag komt vaak voort uit een wankele financiële positie. Dergelijke klanten leggen min of meer de risico’s bij u! Situaties als deze kunt u deels ontlopen door vooraf een check te doen. Zeker bij transacties of kredieten waar grote bedragen mee gemoeid zijn, raden we u aan niet zomaar in zee te gaan!