Factuur maken

Bent u ondernemer en heeft u diensten of goederen geleverd? Dan kunt u een factuur opstellen. Hierop vermeldt u in elk geval de verplichte basisgegevens, zoals uw KvK-nummer, het volledige adres van de afnemer en het btw-tarief dat u in rekening brengt. Zorg dat uw factuur duidelijk is. Geef altijd een heldere omschrijving van de geleverde diensten of producten. En vergeet uw betaalvoorwaarden en bankrekeningnummer niet. Zo maakt u het een afnemer gemakkelijk om tijdig te betalen.

Wanneer is een factuur verplicht?

Als ondernemer bent u verplicht alle goederen en diensten te factureren die u aan andere ondernemers levert. Ook aan stichtingen en verenigingen stuurt u een factuur. Levert u goederen of diensten aan particulieren? Dan is een factuur in de meeste gevallen niet verplicht.

Waarom is een correcte factuur belangrijk?

Facturen zijn een onmisbaar onderdeel van de administratie van een onderneming. Als ondernemer heeft u een correcte administratie nodig om btw-aangifte te doen en aanspraak te kunnen maken op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw. Daarnaast zal een afnemer sneller geneigd zijn een factuur te betalen als deze duidelijk en volledig is. Ontbreekt bijvoorbeeld uw rekeningnummer op de factuur, bijvoorbeeld omdat u de betaalgegevens eerder heeft doorgegeven? Het moeten opzoeken van deze gegevens kan een tijdige betaling in de weg staan. En wordt een factuur niet betaald, ook niet na een herinnering? In een incassotraject staat u sterker met een correcte factuur. Wilt u fouten voorkomen? Lees ons blog met veelvoorkomende valkuilen bij het maken van een factuur.

Wat zijn de factuurvereisten?

Een factuur dient aan een aantal basisvereisten te voldoen. Deze verplichte gegevens staan beschreven in de Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35a. Zo is het bijvoorbeeld verplicht om uw btw-nummer te vermelden, de datum waarop de factuur is uitgereikt en de aard van de goederen of diensten die geleverd zijn. Zelf een factuur maken die aan alle eisen voldoet? Bekijk onze voorbeeldfactuur of download onze gids: een factuur maken als mkb’er, zo doet u dat.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Als het factuurbedrag maximaal 100 euro inclusief btw bedraagt, volstaat een vereenvoudigde factuur. De factuur hoeft niet aan alle factuurvereisten te voldoen. Dat mag natuurlijk wel. Vermeld in ieder geval de factuurdatum, uw volledige naam en adres, de goederen of diensten waar de factuur betrekking op heeft en de btw. Deze gegevens zijn ook bij een vereenvoudigde factuur verplicht. Is een factuur een wijziging van een eerdere factuur? Ook dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.

Wanneer verstuurt u een factuur?

Heeft u een dienst of product geleverd? De Belastingdienst verwacht dat u uiterlijk op de 15e dag van de daaropvolgende maand een factuur stuurt aan de afnemer. Levert u meerdere goederen of diensten afzonderlijk aan dezelfde klant? Dan kunt u kiezen voor een periodieke factuur. De periode waarover u factureert, mag niet langer zijn dan een kalendermaand.

Hoe verstuurt u een factuur?

U kunt een factuur op papier versturen of digitaal. Bijvoorbeeld per post of als bijlage per e-mail. Dat bepaalt u zelf. Kiest u voor een digitale factuur? Dan moet de afnemer ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert.

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een digitale factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur die volledig automatisch kan worden verwerkt. De factuurgegevens, zoals het btw-nummer, het adres en het factuurbedrag, staan bij een e-factuur altijd op een vaste plek in het bestand. Een digitale factuur wordt via e-mail als pdf-bestand verzonden en moet handmatig worden verwerkt. Sinds 2017 is e-facturatie verplicht voor leveranciers van overheidsinstanties.

Wat is een redelijke betalingstermijn?

Een betalingstermijn mag niet onredelijk zijn. Wettelijk is bepaald dat grote ondernemingen een betaaltermijn mogen afspreken met het mkb en zelfstandig ondernemers van maximaal 60 dagen. Is er contractueel geen betalingstermijn vastgelegd? Dan moet een factuur binnen 30 dagen worden betaald. Overheden zijn verplicht om facturen binnen 30 dagen te betalen. Wordt een factuur niet op tijd betaald? Dan mag u rente in rekening brengen. Ook kunt u een vergoeding vragen voor incassokosten.

Hoe lang bewaart u een factuur?

Als ondernemer bent u verplicht een administratie bij te houden voor uw btw-aangifte. Zo kan de Belastingdienst uw aangiften controleren. Facturen horen bij de basisgegevens van uw administratie.

Voor deze basisgegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Heeft een factuur betrekking op onroerende zaken? Dan dient u deze 10 jaar te bewaren. De bewaarplicht geldt zowel voor de afzender als de ontvanger van de factuur.