Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is een verzamelbegrip voor alle acties die gericht zijn op het betaald krijgen van uw facturen, vanaf de opdracht tot aan de betaling. Effectief debiteurenbeheer begint bij het vastleggen van duidelijke algemene voorwaarden en eindigt als het geld op uw rekening staat. Welke betalingscondities komt u overeen met een klant, hoe stelt u een correcte factuur op en hoe waarborgt u de opvolging van openstaande facturen? De sleutel voor effectief debiteurenbeheer is het hanteren van structuur en regelmaat in de debiteurencyclus. Lees onze blog ‘Vier tips voor effectief debiteurenbeheer’ voor meer tips.
Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
Het beheren van uw debiteuren lijkt misschien eenvoudig. U stuurt een factuur en binnen 14 dagen ontvangt u de betaling. Tenminste, daar gaat u misschien van uit. Toch komt er in de praktijk vaak meer bij kijken. Zo dient u als ondernemer een goede administratie bij te houden, u dient te controleren of een factuur wordt betaald en soms is het nodig om een herinnering te sturen of in het uiterste geval een incassobureau in te schakelen. Veel ondernemers onderschatten de gevolgen van openstaande facturen. Als klanten niet tijdig betalen, loopt u bijvoorbeeld het gevaar dat u investeringen uit moet stellen of uw leveranciers of personeel niet meer kunt betalen. Mogelijk bent u genoodzaakt aan te kloppen bij een bank voor een lening om aan uw betaalverplichtingen te kunnen doen. U betaalt dan een hoge rente, terwijl u in feite zelf krediet heeft verstrekt door diensten of producten op rekening te leveren. Door uw debiteurensaldo effectief te beheren, verkleint u het risico op wanbetaling én voorkomt u cashflowproblemen.
Wat zijn de taken van een debiteurenbeheerder?
Grotere ondernemingen hebben het debiteurenbeheer vaak apart belegd binnen de organisatie. Een debiteurenbeheerder is verantwoordelijk voor het gehele proces rondom het beheer van debiteuren, van het opstellen van facturen tot aan het sturen van aanmaningen of het overdragen van vorderingen aan een incassobureau. De debiteurenbeheerder houdt in de gaten of facturen tijdig worden betaald, onderhoudt de contacten met debiteuren en legt bijvoorbeeld betalingsregelingen vast. Een goede debiteurenbeheerder is toegewijd en bewaakt de structuur en regelmaat van de debiteurencyclus.
Hoe verloopt het ideale debiteurentraject?
Wat doet u als een factuur op de vervaldatum niet is betaald? Om de structuur van uw debiteurenbeheer te waarborgen, is het verstandig om een vast debiteurentraject te volgen. Het ideale debiteurentraject bestaat uit 6 stappen:
- Zodra u een opdracht heeft afgerond, verstuurt u de factuur. Dit is dag 1 van het debiteurentraject. De volgende stappen gaan uit van een betalingstermijn van 30 dagen.
- Blijft een reactie van de klant uit? Plan op dag 16 een servicecall. Vraag of alles naar wens is en informeer of de klant uw factuur heeft ontvangen.
- Is de betaling op dag 31 nog niet binnen? Stuur dan een vriendelijke herinnering.
- Op dag 38 belt u uw herinnering na. Is er een bijzondere reden waarom uw klant nog niet heeft betaald?
- Staat de factuur op dag 44 nog steeds open? Stuur dan een aanmaning. Vermeld ook dat u een incassobureau inschakelt als uw klant niet binnen 10 dagen betaalt. Wilt u weten hoe u de incassokosten op de juiste manier in rekening kunt brengen? Bekijk onze uitleg en berekening.
- Heeft u alles geprobeerd, maar blijft de betaling uit? Schakel dan een NVI-gecertificeerd-incassobureau in om uw factuur te innen.
Download de gratis infographic ‘Het ideale debiteurentraject voor zakelijke klanten in 6 stappen’ voor een visueel overzicht van dit stappenplan.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
In het ideale geval wordt een factuur binnen de overeengekomen betalingstermijn betaald. Maar soms blijft de betaling uit, bijvoorbeeld omdat een klant failliet gaat. Als het niet zeker is of debiteuren nog gaan betalen, wordt ook wel gesproken van ‘dubieuze debiteuren’. Zodra zeker is dat een vordering oninbaar is, kunt u de btw terugvragen bij de Belastingdienst.
Wat is het debiteurenrisico?
Het debiteurenrisico is het risico dat een factuur niet tijdig wordt betaald. Als ondernemer wilt u dit risico zoveel mogelijk beperken. Effectief debiteurenbeheer is daarom essentieel voor een financieel gezonde onderneming. Download onze e-paper ‘Hoe beperk ik mijn debiteurenrisico?’ voor een praktisch stappenplan waarmee u direct aan de slag kunt.