Personeelsdossier bijhouden? Zo denken ondernemers erover

Image

Natuurlijk verdient je personeel je vertrouwen als werkgever. En openheid en eerlijkheid staan voorop, als je ondernemers vraagt naar hun bedrijfscultuur. Maar hoe is de praktijk? We hielden een onderzoek onder ondernemers waarin ze reageren op de stelling: Ik houd van al mijn werknemers, hoe goed ze ook zijn, een dossier bij voor het geval dat.

Door de steeds striktere regels rond het ontslaan van werknemers neemt het belang van een goed personeelsdossier toe. De grote lijn: zonder uitgebreid en accuraat personeelsdossier kan het lastig zijn afscheid te nemen van een niet-presterende werknemer. We vroegen ondernemers hoe zij omgaan met dergelijk papierwerk.

Vaak geen personeelsdossier

Menig ondernemer blijkt het niet als een groot probleem te zien. Twee derde geeft in het onderzoek namelijk aan geen dossier bij te houden, anders dan de wettelijk voorgeschreven gegevens. Pas zodra de arbeidsrelatie dreigt te ontsporen, gaan ze bewijs verzamelen om de werknemer ontslag aan te kunnen zeggen. Zoals Arnoud Kuipers van marketingbureau 123aftersales: “Zodra het dreigt mis te gaan (vaak te laat of afspraken niet nakomen), houden we een dossier bij. Dat is nog maar één keer gebeurd, gelukkig.” En ook Koen Brands van sanitairspecialist Qintec doet niet aan uitgebreide personeelsdossiers, laat hij weten: “Als het zover is, neem ik liever in goed overleg afscheid en geef ik diegene wat geld mee ter compensatie van de WW-uitkering.”

Vertrouwen binnen de organisatie

Andere ondernemers die geen dossier bijhouden, verwijzen naar hun organisatiestructuur als reden. “Ik heb een organisatie gebaseerd op de Semco-stijl”, geeft Joost Fievez van detacheerder Ik Blink als argument waarom hij geen dossiers bijhoudt. De vermaarde Semco-stijl is een idee van Ricardo Semler, de bedrijfsgoeroe die pal staat voor de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en de afwezigheid van hiërarchie. En ook Patrick van marketingbureau Keytoe doet om een dergelijke reden niet aan personeelsdossiers. “Wij werken in zelfsturende teams en beoordelen elkaar binnen deze teams op functioneren. Als er iets mis is delen we dat vrijwel meteen in plaats van documenten aan te leggen. Alles op basis van vertrouwen.

Ondernemers reageren: hou je een personeelsdossier bij?

Starters gaan voor zekerheid

Dat vertrouwen en die open- en eerlijkheid gaat niet op voor startende ondernemers. Bob Lantman gaat voor zekerheid: “Zodra ik personeel heb, houd ik een dossier bij. Dat is in het belang van mezelf, het bedrijf én van de medewerkers. Het is eerlijk en duidelijk.”

Werknemer goed beschermd

Een enkele ondernemer weet echter uit eigen ervaring hoe belangrijk een goed dossier is. Zoals Bas Westland van wervings- en selectiebureau e-people. Hij heeft als voormalig HR-manager ondervonden dat dit 'helaas' echt nodig is. "De werknemer is goed beschermd in Nederland, en terecht. Dus zonder dossier heb je weinig kans voor de rechter of bij het UWV.”

Goed huwelijk

Toch werken verreweg de meeste ondernemers op basis van vertrouwen in hun medewerkers, tot het tegendeel bewezen is. Vaak gaat dat gepaard met het argument dat het – vooralsnog – een klein en overzichtelijk team is waar ze mee werken, zodat ze alles makkelijk in de hand hebben. De vraag is of dat argument in groeiende organisaties voldoende standhoudt. Casper van Diemen van Van Diemen PR denkt van niet. Hij houdt daarom wel standaard een dossier bij. “Net als bij een huwelijk leg je dingen vast voor het geval het niet meer zo gezellig is. Al houd ik over mijn partner geen dossier bij.”