Spookfactuur ontvangen

De laatste tijd worden er regelmatig neppe facturen verstuurd. Het gaat om zogenoemde phishing-mails van internetcriminelen. Een overzicht van hoe u het beste kunt handelen.

Goede interne communicatie

Het is belangrijk dat u uw medewerkers duidelijk instrueert wat zij moeten doen als zij met zo’n factuur of telefoongesprek worden geconfronteerd. Verspreid daarom onderstaande tips onder uw medewerkers.

Telefonische verkoop

Verbreek de verbinding

Als u geen advertentie wilt afnemen, kunt u het beste meteen (vriendelijk) de verbinding verbreken.

Geen ‘ja’ en ‘nee’

Ga in ieder geval geen vragen beantwoorden waarvan u niet weet of die vervolgens op band worden vastgelegd. Probeer het antwoorden met ‘ja’ en ‘nee’ zoveel mogelijk te voorkomen. Deze antwoorden kunnen worden geknipt en gebruikt/geplakt in een door het bedrijf zelf opgesteld gesprek.

Fake e-mails vanuit incassobureau

Het komt de laatste tijd regelmatig voor dat fake e-mails verzonden worden uit naam van incassobureaus. Het gaat om zogenoemde phishing-mails afkomstig van internetcriminelen. In deze mails wordt gesproken over onbetaalde rekeningen en wordt gevraagd om op een link te klikken om uw openstaande vorderingen te bekijken. Na het klikken op deze link loopt u echter de kans dat uw computer wordt geïnfecteerd met een virus. Wij raden u dan ook dringend aan om niet op dergelijke e-mails te reageren en niet op links in deze mails te klikken. Heeft u wel geklikt op de link? Laat dan uw antivirussoftware direct uw harde schijf controleren op de eventuele aanwezigheid van een virus.

Wat te doen bij een spookfactuur

  1. Controleer elke factuur
    Controleer elke binnenkomende factuur en lees altijd de kleine lettertjes. Het kan u honderden zo niet duizenden euro's besparen en veel problemen voorkomen. Soms ziet de aanbieding eruit als een factuur, compleet met acceptgiro, maar staat ergens verdekt vermeld dat het om een aanbieding gaat. Er zijn uitspraken waarbij de rechter aangeeft dat de ondernemer een eigen verantwoordelijkheid heeft bij het ondertekenen van de toegezonden fax omdat het slechts 5 minuten kost om een fax door te nemen. Als men deze tijd niet neemt, kunnen de gevolgen voor rekening en risico van de ondernemer komen.

  2. Laat u niet misleiden door bekende vertrouwenwekkende namen
    Lees altijd goed van welk bedrijf u een brief of factuur krijgt en laat u niet misleiden door namen die u bekend voorkomen of lijken op namen van bekende bedrijven.

  3. Onderteken niets waar u niet achter staat
    Als u geen prijs stelt op advertenties en niets wilt plaatsen, teken dan ook niets. Voor iets dat u niet wilt, hoeft u niet te tekenen. Uw handtekening is zeldzaam en uniek in haar soort, wees er zuinig op.

  4. Neem niet zelf telefonisch contact op
    Kunt u het bericht of de fax niet plaatsen? Neem geen telefonisch contact op met het bedrijf om navraag te doen of door te geven dat de factuur niet klopt. Uw woorden tijdens het telefoongesprek kunnen worden gebruikt om een ander gesprek samen te stellen.

  5. Vraag eventueel schriftelijk een kopie van de ondertekende overeenkomst op
    Als u twijfelt over een factuur, doet u er goed aan het betreffende bedrijf hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen. U geeft aan om welke factuur het gaat en dat u de juistheid in twijfel trekt. Als de afzender van de factuur een andere mening heeft, vraagt u een kopie van de door u ondertekende overeenkomst op. Wanneer u vervolgens een overeenkomst zonder uw handtekening of een aanmaning ontvangt, doet u er verstandig aan een jurist in te schakelen.

  6. Doe aangifte bij het fraudemeldpunt
    Ontvangt u een factuur van een malafide afzender, doe dan altijd aangifte bij de Fraude Helpdesk.

Toch misleid?

Als het de fraudeurs toch is gelukt om u om de tuin te leiden, kunt u vervolgens het beste een aangetekende brief versturen. Geef hierin aan dat u voor de opdracht waarvoor geld in rekening wordt gebracht, nooit toestemming heeft gegeven en dat u de opdracht/factuur betwist. En heel belangrijk: betaal niet! Ook al dreigt de andere partij met het inschakelen van een incassobureau. Houd de zaak zoveel mogelijk af.

Veelgestelde vragen