In 8 stappen sneller betaald krijgen: zo doe je dat

Heb jij enig idee wat een openstaande factuur je echt kost? Opvallend veel ondernemers interesseert de exacte kosten weinig. Dat is het risico van het vak wordt er dan gezegd. Verrassend, want vergis je niet: het kan je bedrijf veel opleveren als je het er niet bij laat zitten. Ik zet 8 stappen op een rij om  sneller je geld te krijgen en gedoe met niet betalende klanten te voorkomen.

1. Vraag vooraf kredietinformatie op 

Voorkomen is beter dan genezen. Door vooraf kredietinformatie op te vragen, kun je al een eerste schifting maken tussen betrouwbare klanten en potentiële wanbetalers. Met klanten met een slechtere rating kun je vervolgens andere betaalafspraken maken, zoals deels vooruit betalen. Zo voorkom je dat je (lang) achter je geld aan moet.

2. Zet afspraken op papier

Een factuur snel betaald krijgen, begint al vóór het uitvoeren van de opdracht. Maak tijdens het gesprek duidelijke afspraken over de betaaltermijn, zodat hierover geen misverstand kan ontstaan. Bevestig deze afspraak in een e-mail en stuur dan gelijk je algemene voorwaarden mee.

3. Factureer direct en duidelijk

Heb je de klus afgerond of product geleverd? Stuur dan dezelfde dag nog een factuur. Zorg voor een complete factuur die geen ruimte laat voor onduidelijkheid. Geef bijvoorbeeld een overzicht van alle afspraken met details, zoals afgenomen producten of diensten en leveringsdatum. Vermeld ook de uiterste betalingstermijn. Dat is veel duidelijker dan ‘binnen 30 dagen’.

4. Bel de factuur na

Zie dit als optie, maar wel één die vaak erg effectief is. Bel de klant een paar dagen nadat de factuur is verstuurd. Vraag of hij de factuur heeft ontvangen en of het gaat lukken het openstaande bedrag binnen de gestelde betaaltermijn over te maken. Hiermee kun je vroegtijdig bezwaren of problemen achterhalen en oplossen.

5. Stuur een herinnering

Betaaltermijn verstreken? Stuur dan meteen een eerste herinnering. Vergezel dat bericht altijd met de oorspronkelijke factuur en vertel erbij dat je ervan uitgaat dat de klant deze uit het oog is verloren. Een vriendelijke herinnering dus. Dreigen haalt vrijwel nooit iets uit. Bel de herinnering ook na.

6. Stuur een aanmaning

Nog steeds geen euro op je rekening? Stuur dan een aanmaning. Bij particuliere klanten is een formele aanmaning verplicht, mocht je later juridische vervolgstappen willen nemen. De wet schrijft een nieuwe betaaltermijn voor van 14 dagen die ingaat op de dag nadat de brief bij de klant is bezorgd. Vermeld daarbij de hoogte van de incassokosten die je in rekening gaat brengen als het geld na die 2 weken nog niet is overgemaakt, want ook dat is verplicht. Wettelijk is het nu ook toegestaan om boeterente te rekenen over het nog openstaande bedrag. Voor business-to-businessklanten mag je nu al incassokosten rekenen.

7. Tweede aanmaning

Nog steeds niet betaald? Tijd voor een tweede aanmaning. Deze mag je beschouwen als een laatste waarschuwing waarmee de klant een incassoprocedure kan voorkomen.

8. Tref een betalingsregeling

Zoals gezegd is er altijd een reden waarom iemand de factuur niet betaalt. Vaak komt het neer op een van deze oorzaken:

  • De klant is zelf nog in afwachting van zijn geld
  • Hij heeft te weinig werk
  • Er zijn onvoorziene kosten

Deze redenen duiden op een (tijdelijk) liquiditeitstekort. Om juridisch gedoe te voorkomen, kun je een betalingsregeling treffen. Dat is niet verplicht, maar zegt wel iets over jouw intentie om hier samen uit te komen. Zet deze afspraak altijd op papier, inclusief een handtekening van de klant. Vermeld het openstaande bedrag inclusief rente, de termijnbedragen, betaaldata en het rekeningnummer waarop het geld moet worden gestort. Leidt ook deze stap niet tot het betalen van de factuur? Schakel dan een incassobureau in.

Blijf verantwoord incasseren

Laat de situatie niet uit de hand lopen en behandel de klant altijd met respect. De meeste wanbetalers betalen niet expres te laat. Blijf daarom duidelijk communiceren en zoek voortdurend naar een oplossing die voor beide partijen werkt. En ja, dat betekent dat je voor iedere situatie een andere –  altijd eerlijke – aanpak nodig hebt. Maar uiteindelijk loont verantwoord incasseren. Niet alleen omdat de factuur sneller betaald wordt, maar ook omdat het je een goede naam oplevert.

Anja Bartelen, incassospecialist bij DAS

Hoe denken ondernemers eigenlijk over onbetaalde facturen? Bekijk onze video.

 

Reageren

Plaats hieronder uw reactie op dit bericht. Reacties worden eerst door DAS goedgekeurd, voordat ze onder het bericht verschijnen.