Opbouw personeelsdossier: de do’s and don’ts

Een goed opgebouwd personeelsdossier is cruciaal bij het verbreken van een arbeidscontract. Dat is een van de gevolgen van de Wet werk en zekerheid. Rechters toetsen het dossier aan de hand van strikte criteria. Zij kijken kritisch naar een ontslagaanvraag. Een rechter wijst de ontslagaanvraag af als disfunctioneren onvoldoende is aangetoond of als er onvoldoende aan verbetering en herplaatsing is gedaan. Rechters kunnen het dus niet meer door de vingers zien als een dossier niet volledig is. Dat kan leiden tot ‘gedwongen huwelijken’ tussen werkgever en werknemer. Dat kom ik nog steeds maar al te vaak tegen.

Formelere werkrelatie

Ik merk dat vooral kleine ondernemingen, vaak geen personeelsdossiers bijhouden. Maar ik adviseer met klem het wel te doen. Een vrij informele relatie wordt daarmee weliswaar een stuk formeler, maar dit heeft ook voordelen. Zowel de ondernemer als de werknemer kunnen zich gemakkelijker beroepen op vastgelegde afspraken.

Wel in dossier

De opbouw van een dossier levert wellicht wat meer papierwerk op, maar is vaak minder lastig dan veel ondernemers denken. Ook een door beide partijen ondertekend A4’tje met daarop een aantal opmerkingen over wat wel en niet goed is gegaan is al bruikbaar voor een dossier. Wat zit er in elk geval in een goed dossier?

  • NAW-gegevens werknemer en kopie identiteitsbewijs
  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
  • aantekeningen van waarschuwingen en verbeterplannen
  • scholingsafspraken
  • complimenten
  • afspraken over loonsverhogingen of bonussen

Niet in dossier

Welke gegevens mogen niet in het dossier staan?

  • gegevens of aantekeningen over etniciteit, het geloof of de seksuele geaardheid
  • medische gegevens
  • politieke voorkeur van de werknemer

Deze informatie is ook niet van belang als de ontslagzaak voor de rechter komt. En bedenk dat de werknemer altijd het recht heeft om zijn personeelsdossier in te zien.

Miranda Oostenrijk, jurist arbeidsrecht bij DAS

Wilt u weten op welke zaken u naast het personeelsdossier nog meer moet letten met de Wet werk en zekerheid? Check het met de Wet werk en zekerheid Wegwijzer van DAS.