Rechter oordeelt: AVG gaat ook over het personeelsdossier

personeelsdossier

Tot 25 mei van dit jaar werd er veel geschreven over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’). Daarna werd het stil. Voor mij leek het wel de overgang naar het nieuwe millennium. Veel onrust vooraf, maar daarna bleef alles zoals het was.

Kantonrechter

Bleef het echt stil? Het leek er wel op. Alhoewel, een kantonrechter in Utrecht zorgde toch nog voor wat beroering deze zomer. De kantonrechter sprak zich uit over een geschil over de inname van een leaseauto tijdens ziekte. En, daar komt ie,  een verzoek om inzage van het personeelsdossier op grond van de AVG.

Inzien personeelsdossier

Gek genoeg is in het Burgerlijk Wetboek niets opgenomen over inzage of afgifte van het personeelsdossier als de werknemer daar om vraagt. Het recht op inzage werd geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna:’Wbp’), maar die wet is per 25 mei van dit jaar vervangen door de AVG.

Rechten onder AVG

Het personeelsdossier is een bestand met privacygevoelige gegevens. Dat was onder de Wbp zo en is onder de AVG niet anders. Dat heeft de rechter deze zomer nog eens expliciet uitgesproken. In de Wbp stond niet expliciet dat de werkgever verplicht was een kopie te verstrekken, maar dat is uiteindelijk wel zo door de Hoge Raad bepaald. In de AVG staat uitdrukkelijk dat een kopie verstrekt moet worden. Uiteraard heeft de werknemer ook het recht om onjuiste gegevens te laten verbeteren. Eigenlijk is er niets veranderd, behalve de wettelijke grondslag: eerst de Wbp en nu de AVG.

Niet het hele personeelsdossier

Persoonlijke aantekeningen of interne notities die de werkgever heeft gemaakt, zoals mailwisselingen tussen leidinggevenden en de afdeling HRM, vallen buiten het recht op inzage. Ook de mailwisseling met een advocaat of jurist als er een arbeidsconflict is, valt hier buiten. Als die aantekeningen of notities vastgelegd zijn in een formeel rapport moet de werkgever weer wel inzage verlenen.

Inzage weigeren

Het zal niet vaak voorkomen dat een werknemer naar de rechter stapt om inzage in zijn personeelsdossier te krijgen. Immers, waarom zou een werkgever de inzage weigeren? Het achterhouden van de informatie zal eerder tegen de werkgever werken.

Belangrijke vraag

De AVG stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Meer en meer wordt daarbij gedacht aan geautomatiseerde verwerking. In deze zaak was er nog een papieren dossier dat overigens niet veel meer bevatte dan de getekende arbeidsovereenkomst. De werkgever maakte geen verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Vraag was of het opbergen van de arbeidsovereenkomst in een mapje ook als verwerken van persoonsgegevens moet worden aangemerkt. Volgens de rechter wel. Dat weten we dan ook weer.

Joyce Bender jurist arbeidsrecht

Wil je meer weten over wat er in een personeelsdossier staat? Kijk dan op onze site.