Zakelijk ruilen zonder gedoe: zo doe je dat

Door
DAS

In crisistijd vallen veel ondernemers erop terug: ruilhandel. Dat klinkt heel middeleeuws, maar het is een prima oplossing als je even krap bij kas zit of bepaalde kennis niet in huis hebt. Je stapt gewoon naar een andere ondernemer en ruilt jouw dienst of product voor wat je nodig hebt. Jij checkt bijvoorbeeld de boekhouding van een videoproducent en krijgt er een fraaie bedrijfsfilm voor terug. Heel eenvoudig inderdaad, maar let op de valkuilen.

Ruilen binnen én buiten je netwerk

Dingen delen en elkaar helpen is in. Je leent via Peerby de kettingzaag van je buurman en op Croqqer vind je iemand die je badkamer tegelt in ruil voor een dagje tuinieren. En wat we privé doen kan zakelijk natuurlijk ook. Vooral startende ondernemers ruilen volop diensten en producten met elkaar. De ruilhandel-branchevereniging International Reciprocal Trade Association (IRTA) schatte bijvoorbeeld dat er in 2014 wereldwijd voor zo’n 12 miljard dollar werd geruild. Degene waarmee je dat doet kan een bekende zijn of iemand die je via via kent. Maar je kunt ook buiten je eigen netwerk zoeken, bijvoorbeeld via de gratis marktplaats Canhav.

Voorkom huilen door ruilen

Veel ondernemers die zich op ruilhandel storten werken op basis van vertrouwen. Ze maken mondeling een afspraak en daarmee is de deal rond. Niet slim, want wat doe je als degene waarmee je ruilt zich niet aan de afspraak houdt? En stel jezelf ook de vraag: wat is een eerlijke ruil? Zijn de uren die je kwijt bent aan de boekhouding van de videomaker wel vergelijkbaar met de tijd die hij besteedt aan jouw bedrijfsfilm? In dit geval zijn de diensten zo verschillend dat het heel moeilijk is om daar antwoord op te geven. Daarom is het ook bij ruilhandel verstandig om afspraken schriftelijk vast te leggen. Zo voorkom je onenigheid.

Wat spreek je af?

Ruilafspraken zwart op wit zetten hoeft niet veel tijd te kosten.  Ga je een ruil aan? Leg dan in elk geval vast wat jullie tegen elkaar ruilen, hoeveel uren jullie elk investeren en wat je ieder precies voor krijgt. Ook als je de ander heel goed kent. Al is het maar puntsgewijs in een e-mail. Zo voorkom je dat de loodgieter waarmee je ruilt niet alle leidingen aanlegt die je had verwacht of dat een app-bouwer veel minder tijd in jouw app steekt dan jij in het ontwerp van zijn nieuwe kantoorruimte. Heb je alleen mondeling afspraken vastgelegd? Dan is het moeilijk om iets te bewijzen als jullie onenigheid krijgen en sta je al snel met lege handen.

Geen geld, wel factureren

Het grote voordeel van ruilhandel: je hoeft niet meer achter onbetaalde facturen aan te jagen. Maar dat betekent niet dat je geen factuur meer hoeft te sturen. De Belastingdienst verwacht dat namelijk wel van je. En sinds 1 januari 2013 kan dit schriftelijk én volledig digitaal. Op de factuur zet je alle verplichte gegevens, de waarde van de geruilde goederen in euro’s en de btw die daarbij hoort. De factuur die je verstuurt kun je tot je inkomsten rekenen en de factuur die je krijgt tellen als uitgaven. Zo heb je ook het officiële deel netjes geregeld.

Ramon van Lieshout, jurist bij Flexx van DAS

Niet verzekerd en wil je juridische hulp inschakelen als het tóch misgaat? Ga naar Flexx van DAS.

Soms zijn zakelijke conflicten onvermijdelijk. Wil je een verzekering afsluiten? Kijk op onze site voor de mogelijkheden.

*FotoCC: Patryk Dziejma