Kijk vandaag nog naar je algemene voorwaarden. 6 redenen.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Toch is het ontzettend belangrijk dat je ze hebt én dat ze actueel zijn. Goede algemene voorwaarden kunnen je namelijk een hoop sores besparen. Bijvoorbeeld wanneer je onenigheid krijgt over de levering van een product of dienst, de betaling of garantie. Nog niet overtuigd? Ik zal je vertellen waar het vaak misgaat.

Zonder algemene voorwaarden loop je meer risico

Ondernemen betekent risico’s nemen, maar niet onnodig natuurlijk. Met doortimmerde algemene voorwaarden sluit je veel risico’s uit. Een voorbeeld: je hebt een drukkerij en moet voor een winkelketen tassen bedrukken. Maar de leverancier van de tassen levert te laat, waardoor je ze niet op tijd klaar hebt. Een flinke kostenpost. Tenzij je in jouw algemene voorwaarden hebt aangegeven dat je niet aansprakelijk bent voor late levering buiten jouw schuld om.

Mondelinge afspraken bieden weinig zekerheid

Zelfs als je zaken doet met jouw beste vriend geldt: ondernemen zonder duidelijke afspraken is niet verstandig. Leg daarom de belangrijkste spelregels schriftelijk vast in algemene voorwaarden, verklaar ze geldig en deel ze met je klanten, voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Bijvoorbeeld door ze af te drukken op de achterkant van de overeenkomst. In jouw webshop moet een klant de voorwaarden kunnen opslaan en aangeven dat hij akkoord is. Bespreek je de afspraken alleen mondeling en gaat er iets mis? Dan is het altijd jouw woord tegen dat van de klant. En probeer dan maar eens te bewijzen dat de ander zich niet aan de afspraak houdt.

Standaardvoorwaarden zijn niet altijd genoeg

Bij het opstellen van je voorwaarden kun je prima gebruikmaken van standaardvoorwaarden, bijvoorbeeld die van de Kamer van Koophandel of je branchevereniging. Maar het kan noodzakelijk zijn om die voorwaarden aan te passen. Misschien heb je een heel specifiek producten- of dienstenpakket, of heb je in tegenstelling tot veel branchegenoten ook nog een webshop. Extra afspraken in jouw algemene voorwaarden kunnen dan nodig zijn. Bedenk wel dat in je algemene voorwaarden alleen afspraken mogen staan die voor al jouw klanten gelden. Je mag wel een onderscheid maken tussen voorwaarden voor particuliere en zakelijke klanten.

Onredelijke afspraken tellen niet

Het is niet zo dat u helemaal zelf mag weten wat er in uw algemene voorwaarden staat. Daar gelden regels voor. Afspraken mogen bijvoorbeeld niet afwijken van het consumentenrecht en u mag geen onredelijke bepalingen op nemen. Soms is snel duidelijk of iets onredelijk is. Zo mag u niet aangeven dat alleen u de koopovereenkomst mag ontbinden en een klant niet. In andere gevallen bepaalt de situatie wat onredelijk is. Om u wat houvast te geven heeft de overheid heeft een zwarte en een grijze lijst gemaakt. Bepalingen op de zwarte lijst zal een rechter als onredelijk bestempelen, die op de grijze lijst als twijfelachtig. Staan er onredelijke afspraken in uw voorwaarden, dan bent u waarschijnlijk minder goed beschermd dan u denkt.

Meer grip op uw debiteuren

Goede algemene voorwaarden zijn ook cruciaal in het debiteurentraject. Zo kun je afspraken opnemen om te voorkomen dat je blijft zitten met onbetaalde rekeningen. Bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud. Hiermee geef je aan dat het product dat je levert van jouw blijft, tot de klant heeft betaald. Of je gebruikt het retentierecht. Dit betekent dat je afspreekt dat je goederen pas teruggeeft of levert, zodra de klant heeft betaald. Heeft een klant bijvoorbeeld een caravan bij je gestald, maar betaalt hij al tijden de huur niet? Dan mag je de caravan in jouw bezit houden tot de klant de huurachterstand heeft voldaan.

Algemene voorwaarden moeten actueel zijn

Heb je jouw algemene voorwaarden een hele tijd geleden gemaakt? Dan is de kans groot dat ze verouderd zijn en je niet meer optimaal beschermen. Er zijn namelijk allerlei gebeurtenissen denkbaar die vragen om een aanpassing van de voorwaarden. De meest voor de hand liggende zijn wetswijzigingen waaraan jouw bedrijf moet voldoen. Verandert de overheid bijvoorbeeld de incassoregels of de wettelijke bedenktijd, dan kan dat gevolgen hebben voor je voorwaarden. Maar het kan ook zijn dat jouw bedrijf juist verandert of de samenstelling van jouw producten of diensten wijzigt. Ook dan moet je de algemene voorwaarden op tijd bijwerken.

Fleur Dalmeijer, senior jurist contractueel recht