“Morsige dossiers zijn hét recept voor onheil”

Door
DAS

Met de nieuwe Wet werk & zekerheid wordt het ontslag op basis van disfunctioneren strikter. Er komen vaste criteria op basis waarvan een werknemer kan worden ontslagen en een werkgever krijgt bewijslast. De vergoeding die een medewerker krijgt, staat in principe vast. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan een rechter daarvan afwijken. Dat heeft nogal wat gevolgen voor HR. Heiko van Es, arbeidsjurist bij DAS, zet op een rijtje hoe HR kan anticiperen op de veranderingen.

Heiko: “Het ontslagrecht wordt formeler, niet gemakkelijker. HR doet er verstandig aan om de criteria waarop je iemand kunt ontslaan goed te kennen en ervoor te zorgen dat daaraan wordt voldaan. Om te beginnen moet je het disfunctioneren kunnen aantonen. Er moet dus veel meer worden vastgelegd. Vervolgens moet je kunnen laten zien dat je de werknemer in staat hebt gesteld om zijn functioneren te verbeteren. Dat was natuurlijk altijd al zo, maar je moet het nu op een aantal cruciale punten objectief kunnen aantonen. De verbeterpunten moeten dus SMART zijn. En daar ligt een belangrijke rol voor HR. Het oude verhaal: ‘Ik wil iemand ontslaan, maar heb niet echt een dossier, hoeveel kost dat?’ gaat niet meer op.”

Tactische redenen

DAS verwacht dat het aantal ontslagzaken de komende maanden zal toenemen. Heiko: “Het is nooit leuk om een medewerker te ontslaan. Het gedoe eromheen wordt met de nieuwe wet groter. Ik sluit niet uit dat er in veel meer gevallen een situatie ontstaat waarin de samenwerking van beide kanten niet langer wenselijk is, maar die toch wordt voortgezet omdat de rechter het ontslag afwijst en de werknemer om tactische redenen blijft zitten. Een medewerker heeft in zo’n geval eigenlijk ook geen keuze; zelf ontslag nemen is geen optie. Als je er vervolgens samen niet uitkomt, ontstaat een vreemde situatie.”

Als een medewerker niet functioneert, is het eerste wat je doet hem of haar vrijstellen van werkzaamheden. Je hebt immers geen vertrouwen meer in die medewerker en je verzwakt je positie als je hem laat doorwerken… Vervolgens kan er behoorlijk wat tijd verlopen totdat duidelijk is dat een werknemer niet kan worden ontslagen, hoe acteer je in zo’n geval? Heiko: “HR kent z’n pappenheimers natuurlijk en heeft daarin – als het goed is – een voortrekkersrol. Het eerste wat een werkgever zal proberen, is het gesprek aan te gaan om er samen uit te komen. Maar ook bij een akkoord gaat pas na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst de bedenktijd van twee weken in, mits dat ook is opgenomen. Ben je vergeten dat op te nemen, dan is het drie weken. Als er inderdaad gebruik wordt gemaakt van de bedenktijd is er veel tijd verloren gegaan en dient er alsnog een procedure gevoerd te worden. Het duurt al gauw twee maanden voordat de rechter uitspraak heeft gedaan; in de tussentijd zit de werknemer nog steeds thuis. Maar wat doe je als de rechter het ontslag niet accepteert? Dan moet die medewerker weer terug en heb je als werkgever een hele lastige situatie. De leidinggevende staat in z’n hemd en HR heeft er een moeilijk dossier bij… Ik verwacht op dit gebied de komende tijd echt meer pijnlijke incidenten.”

Essentiële punten

Reden voor HR om procedures aan te scherpen en leidinggevenden hierin beter te ondersteunen dus. “Zeker. Morsige dossiers zijn hét recept voor onheil. HR heeft de taak om leidinggevenden te laten zien welke essentiële punten zij in kaart moeten brengen. De sleutel ligt namelijk bij de leidinggevende, besteed daar meer aandacht aan. Wat leg je vast op jaarbasis? Ik adviseer mijn klanten om daarover heldere afspraken te maken. Iemand ontslaan is altijd lastig. Maar als je er goede afspraken over maakt, wordt het brengen van die moeilijke boodschap wel gemakkelijker. HR heeft in mijn visie overigens ook de taak om dit binnen de organisatie uit te dragen. Geef aan dat de wet verandert en dat er meer moet worden vastgelegd. Ik ken genoeg organisaties waar werknemers die in een verbetertraject zitten, dat ervaren als ‘ik sta al met één been buiten de deur’. Zij zijn door een leidinggevende overgedragen aan HR en ervaren dat als een dreigement. Terwijl we weten dat de effectiviteit van dit soort trajecten toeneemt als je er gewoon transparant over bent. Bovendien, een geslaagd verbetertraject is de goedkoopste oplossing. Dus: HR, laat zien wat je doet!”

Een andere uitdaging voor HR is het vaststellen van een strategie rond vaststellingsovereenkomsten. “In de meeste gevallen is een vaststellingsovereenkomst voor beide partijen het beste; zeker als er gewoon objectieve grondslagen zijn. Maar in gevallen waar het minder helder is, als er een conflict is of wanneer de verhoudingen niet duidelijk zijn, moet je als HR een andere strategie hebben. Spreek je met elkaar af dat een medewerker vakantie opneemt, in plaats van een non-actief stelling? Stel je een radiostilte in tijdens de bedenktijd? Ben je bereid extra ontslagvergoeding te betalen bij lastige dossiers? Het is belangrijk daar goed over na te denken.”

Meer duidelijkheid

Gaan we erop vooruit met de nieuwe wetgeving? “Een werkgever die iemand wil ontslaan is na 1 juli gemiddeld goedkoper uit. Aan de andere kant biedt de nieuwe wet de werknemer een betere positie qua ontslagbescherming. En een ontslagprocedure die jarenlang sleept, is voor iedereen vervelend. Er is vanaf 1 juli in ieder geval meer duidelijkheid. Dat is goed. Aan de andere kant is het jammer dat door de nieuwe mogelijkheid van hoger beroep ontslagzaken lang kunnen voortslepen. Ik denk dat het proces zeker in de eerste jaren moeilijker wordt, maar dat de uitkomsten uiteindelijk eerlijker zullen zijn.”

* dit artikel werd gepubliceerd in het blad Personeelbeleid

Tekst: Simone Lensink