Zeven valkuilen bij het maken van een factuur

Een correcte factuur is de basis voor een snelle betaling. Toch is een foutje snel gemaakt. Met vervelende gevolgen, zeker als het tot een incassotraject komt. Om u te behoeden voor fouten, zetten wij zeven veelvoorkomende valkuilen bij het maken van facturen op een rij.

  • De factuurdatum ontbreekt
    Vermeld altijd de datum waarop een factuur is uitgereikt. Doet u dat niet, dan kan een factuur niet vervallen en kan de afnemer de betaling eindeloos uitstellen.

  • Uw KvK-nummer is onjuist
    Bij de inschrijving van uw onderneming bij de Kamer van Koophandel ontvangt u een uniek KvK-nummer. Dit nummer bestaat uit acht cijfers. U vindt het nummer in de welkomstbrief, het KvK-uittreksel en in het online Handelregister. Dit nummer dient u te vermelden in uw zakelijke uitingen, onder meer op uw brieven, websites én facturen. Maar een foutje in een 8-cijferig nummer is snel gemaakt. Tip: vraag een ander het KvK-nummer voor u te checken. 

  • Uw bankrekeningnummer ontbreekt
    Soms vragen afnemers al bij het aangaan van een opdracht om uw bankgegevens voor hun administratie. Of u heeft uw bankrekeningnummer vermeld op uw website of briefpapier. Toch is het altijd sterk aan te raden om uw bankrekeningnummer ook te vermelden op uw factuur. Zo voorkomt u dat een afnemer eerst de juiste betalingsgegevens op moet zoeken voordat de factuur kan worden betaald.

  • De betalingsvoorwaarden zijn niet vermeld
    Het is niet wettelijk verplicht om betalingsvoorwaarden te vermelden op uw factuur. Toch is het verstandig afnemers te herinneren aan uw voorwaarden, ook als u deze eerder heeft voorgelegd of als deze te vinden zijn op uw website. U kunt volstaan door aan te geven binnen hoeveel dagen de factuur betaald dient te worden of – beter nog! – vermeld een vervaldatum. Zo kan er geen misverstand bestaan over de datum waarop een factuur betaald moet zijn.

  • De gefactureerde is niet correct vermeld
    Aan wie heeft u een dienst of product geleverd? Gebruik altijd de volledige juridische naam van een onderneming. U kunt deze opzoeken in het online handelsregister van de Kamer van Koophandel. Is de factuur gericht aan een particulier? Gebruik nooit de algemene aanhef ‘familie’, maar vraag naar de voorletters van de afnemer. Zo kan er geen discussie ontstaan over degene aan wie de factuur is gericht.

  • Het adres van de gefactureerde ontbreekt
    Veel bedrijven factureren per e-mail. Daar is niets mis mee, maar vergeet niet ook het vestigingsadres van de afnemer te vermelden. Wordt een factuur niet betaald en wordt er uiteindelijk een incassotraject gestart? Dan is een adres nodig. In het uiterste geval om een dagvaarding uit te kunnen brengen of beslag te kunnen leggen.

  • De omschrijving van de geleverde diensten of producten is niet duidelijk
    Een afnemer wil weten waar hij voor betaalt. Geef een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die geleverd zijn. Vergeet ook de datum van de levering niet. Verwijs eventueel naar een offerte waarop de opdracht duidelijk is omschreven.

Meer weten?

Meer weten over het opstellen van een factuur? Download onze gids ‘Een factuur maken als mkb’er: zo doet u dat’.