Zeven valkuilen bij het maken van een factuur

Een correcte factuur is de basis voor een snelle betaling. Toch is een foutje snel gemaakt. Met vervelende gevolgen, zeker als het tot een incassotraject komt. Om u te behoeden voor fouten, zetten wij zeven veelvoorkomende valkuilen bij het maken van facturen op een rij.
  • De factuurdatum ontbreekt
    Vermeld altijd de datum waarop een factuur is uitgereikt. Doe je dat niet, dan kan een factuur niet vervallen en kan de afnemer de betaling eindeloos uitstellen.

  • Je KvK-nummer is onjuist
    Bij de inschrijving van je onderneming bij de Kamer van Koophandel ontvang je een uniek KvK-nummer. Dit nummer bestaat uit acht cijfers. Je vindt het nummer in de welkomstbrief, het KvK-uittreksel en in het online Handelregister. Dit nummer dien je te vermelden in je zakelijke uitingen, onder meer op je brieven, websites én facturen. Maar een foutje in een 8-cijferig nummer is snel gemaakt. Tip: vraag een ander het KvK-nummer voor u te checken. 

  • Je IBAN bankrekeningnummer ontbreekt
    Soms vragen afnemers al bij het aangaan van een opdracht om je bankgegevens voor hun administratie. Of je hebt je bankrekeningnummer vermeld op je website of briefpapier. Toch is het altijd sterk aan te raden om je bankrekeningnummer ook te vermelden op je factuur. Zo voorkom je dat een afnemer eerst de juiste betalingsgegevens op moet zoeken voordat de factuur kan worden betaald.

  • De betalingsvoorwaarden zijn niet vermeld
    Het is niet wettelijk verplicht om betalingsvoorwaarden te vermelden op je factuur. Toch is het verstandig afnemers te herinneren aan je voorwaarden, ook als u deze eerder heeft voorgelegd of als deze te vinden zijn op je website. Je kunt volstaan door aan te geven binnen hoeveel dagen de factuur betaald dient te worden of – beter nog! – vermeld een vervaldatum. Zo kan er geen misverstand bestaan over de datum waarop een factuur betaald moet zijn. Wanneer je dit niet doet, dient te worden betaald binnen dertig dagen.

  • De gefactureerde is niet correct vermeld
    Aan wie heeft u een dienst of product geleverd? Gebruik altijd de volledige juridische naam van een onderneming. U kunt deze opzoeken in het online handelsregister van de Kamer van Koophandel. Is de factuur gericht aan een particulier? Gebruik nooit de algemene aanhef ‘familie’, maar vraag naar de voorletters van de afnemer. Zo kan er geen discussie ontstaan over degene aan wie de factuur is gericht.

  • Het adres van de gefactureerde ontbreekt
    Veel bedrijven factureren per e-mail. Daar is niets mis mee, maar vergeet niet ook het vestigingsadres van de afnemer te vermelden. Wordt een factuur niet betaald en wordt er uiteindelijk een incassotraject gestart? Dan is een adres nodig. In het uiterste geval om een dagvaarding uit te kunnen brengen of beslag te kunnen leggen.

  • Het btw-tarief en btw-bedrag zijn niet vermeld
     Zowel het gehanteerde btw-tarief als het btw-bedrag moeten op je factuur worden vermeld. Ook wanneer sprake is van een btw-vrijstelling (of verlegging), moet dit worden aangegeven.

  • Het btw-nummer ontbreekt
    Het is verplicht om je btw-nummer te vermelden. Het is bij een buitenlandse afnemer en bij het verleggen van btw ook verplicht om het btw-nummer van de zakelijke afnemer te vermelden.

  • De omschrijving van de geleverde diensten of producten is niet duidelijk
    Een afnemer wil weten waar hij voor betaalt. Geef een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die geleverd zijn. Vergeet ook de datum van de levering niet. Verwijs eventueel naar een offerte waarop de opdracht duidelijk is omschreven.

  • Geen factuurnummer
    Het is verplicht om op uw facturen een factuurnummer of factuurkenmerk op te nemen. Dit moet een opeenvolgend nummer zijn, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd. 

Meer weten?

Meer weten over het opstellen van een factuur? Download onze gids ‘Een factuur maken als mkb’er: zo doet u dat’.

Lees verder