Afspiegelingsbeginsel

Zo werkt het

Moet u reorganiseren en werknemers ontslaan, dan bepaalt het afspiegelingsbeginsel wie er moeten vertrekken. Dit beginsel is vastgelegd in de wet en houdt de leeftijdsopbouw binnen een onderneming zo veel mogelijk gelijk. Een werkgever mag dus niet zomaar zelf bepalen wie er ontslagen worden bij een reorganisatie. Hoe werkt het?

Het afspiegelingsbeginsel in zes stappen

In dit stappenplan voor ondernemers geven wij adviezen in algemene zin. Per geval kunnen specifieke  regels gelden. Twijfelt u? Neem altijd contact op met een specialist van DAS. Aan deze tekst kunnen geen rechten worden ontleend.

Stap 1: stel de bedrijfsvestiging waar de ontslagen vallen, vast

Afspiegeling vindt plaats per onderneming. Zijn er meerdere vestigingen, dan geldt het afspiegelingsbeginsel per vestiging. Er is sprake van een bedrijfsvestiging als een onderdeel van de onderneming

  1. in de maatschappij als zelfstandige eenheid te herkennen is; en
  2. een zelfstandige interne bedrijfsvoering heeft.

Stap 2: stel de groepen 'uitwisselbare functies' vast

Er moet worden afgespiegeld per groep 'uitwisselbare functies'. Uitwisselbare functies zijn gelijkwaardig qua werk- en beloningsniveau en vergelijkbaar naar:

  • inhoud;
  • vereiste kennis;
  • vaardigheden en competenties;
  • de tijdelijke of structurele aard van de functie.

Stap 3: stel het personeelsbestand op de peildatum vast

De peildatum is in principe het moment waarop u de ontslagaanvraag bij het UWV indient. Het is belangrijk om per groep uitwisselbare functies een overzicht te maken van alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) die op deze peildatum in die functiegroep werkzaam zijn.

In het personeelsoverzicht moet u per werknemer aangeven in welke van de volgende groepen deze werkzaam is.

  • Groep A Externe medewerkers: gedetacheerden, uitzendkrachten, zelfstandigen zonder personeel en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging.
  • Groep B Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt.
  • Groep C Werknemers met een arbeidsovereenkomst waarin de omvang van de arbeid niet is vastgelegd (oproepkrachten met een nulurencontract).
  • Groep D Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken na de datum waarop over de ontslagaanvraag wordt beslist, eindigt.
  • Groep E Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd waarvan de looptijd van het contract meer dan 26 weken bedraagt, te rekenen vanaf de datum waarop over de ontslagaanvraag wordt beslist.

Stap 4: kunt u de noodzakelijke ontslagen realiseren in groepen A tot en met D?

Eerst moet u bekijken of de noodzakelijke inkrimping kan worden bereikt door afscheid te nemen van achtereenvolgens de medewerkers uit groep A, B, C en D. Lukt dat niet, dan neemt u direct afscheid van werknemers uit groep A en volgt stap 5.

Stap 5: maak een afspiegelingsberekening per uitwisselbare functie

Deel per uitwisselbare functie alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) uit groep B, C, D en E in de volgende vijf leeftijdsgroepen in:

  1. de leeftijdsgroep van 15 tot en met 24 jaar;
  2. de leeftijdsgroep van 25 tot en met 34 jaar;
  3. de leeftijdsgroep van 35 tot en met 44 jaar;
  4. de leeftijdsgroep van 45 tot en met 54 jaar;
  5. de leeftijdsgroep 55 jaar en ouder.

Voorbeeld afspiegelen: leeftijdsgroepen verdelen
Bij een groothandel werken 25 productiemedewerkers. Vanwege slechte financiële resultaten besluit de werkgever dat er 14 productiemedewerkers ontslagen moeten worden. Alle 25 productiemedewerkers worden verdeeld over de vijf leeftijdsgroepen.

Leeftijdsgroep 15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar 55+ jaar Totaal
Werknemers 2 7 5 5 6 25


Ontslagen per leeftijdsgroep vaststellen
Heeft u alle werknemers ingedeeld, dan kunt u vaststellen hoeveel werknemers in iedere leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking moeten komen. Dit berekent u als volgt.

Per leeftijdsgroep deelt u het aantal werknemers in die groep door het totale aantal werknemers uit de groepen B, C, D en E die werkzaam zijn in de uitwisselbare functie. Die uitkomst vermenigvuldigt u met het aantal werknemers waarmee de uitwisselbare functie moet inkrimpen.

In de regel levert deze berekening een uitkomst op van één of twee cijfers achter de komma (bijvoorbeeld: 1,12). Omdat een werknemer niet 'een beetje' kan worden ontslagen, moet u naar beneden afronden. U kijkt dus naar het cijfer vóór de komma, (bij 1,12 moet u tenminste 1 medewerker ontslaan).

Voorbeeld afspiegelen: ontslagen per leeftijdsgroep vaststellen
Nu alle 25 werknemers zijn ingedeeld, kan worden vastgesteld hoeveel werknemers in iedere leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen. Dit ziet er als volgt uit:

Leeftijdsgroep 15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar 55+ jaar Totaal
Werknemers 2 7 5 5 6 25
Aantal ontslagen 2/25 x 14 = 1,12 7/25 x 14 = 3,92 5/25 x 14 = 2,80 5/25 x 14 = 2,80 6/25 x 14 = 3,36

Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen:

Leeftijdsgroep 15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar 55+ jaar Totaal
Verdeling hele getallen 1 3 2 2 3 11

Er moeten 14 medewerkers worden ontslagen. In dit voorbeeld zijn er door de afronding naar beneden drie werknemers te weinig berekend. De leeftijdsgroepen met de hoogste waarden na de komma leveren de extra voor ontslag voor te dragen werknemers op. Dit is leeftijdsgroep 25-34 jaar (3,92), leeftijdsgroep 35-44 (2,80) en leeftijdsgroep 45-54 jaar (2,80). De verdeling over de leeftijdsgroepen ziet er uiteindelijk als volgt uit:

Leeftijdsgroep 15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar 55+ jaar Totaal
Verdeling hele getallen 1 4 3 3 3 14

Stap 6: vaststellen welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen

U moet als werkgever eerst afscheid nemen van de werknemers uit leeftijdsgroepen 2, 3 en 4 van hierboven. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, hoeven geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep uit groep 5 voor ontslag te worden voorgedragen. Zo niet, dan geldt in groep 5: last in, first out. De werknemers met het kortste dienstverband worden ontslagen.

Hulp nodig of meer weten?

Het kan best lastig zijn om op een goede manier afscheid te nemen van uw werknemers. Let vooral op de juiste ontslagvolgorde.

Heeft u daarbij hulp nodig? Bel ons gerust op 088 327 98 00.

Liever per e-mail reageren? Mail dan naar ondernemersdesk@das.nl.
Onze juridisch specialisten staan voor u klaar en helpen u graag verder. Ook als u niet verzekerd bent, kunt u bij DAS terecht.

Voor meer informatie over het ontslaan van werknemers kunt u terecht op onze Ontslag-pagina.

Lees verder