Tien valkuilen bij het maken van een factuur

De factuurdatum ontbreekt

Vermeld altijd de datum waarop een factuur is uitgereikt. Doe je dat niet, dan kan een factuur niet vervallen en kan de afnemer de betaling eindeloos uitstellen.

Je KvK-nummer is onjuist

Bij de inschrijving van je onderneming bij de Kamer van Koophandel ontvang je een uniek KvK-nummer. Dit nummer bestaat uit acht cijfers. Je vindt het nummer in de welkomstbrief, het KvK-uittreksel en in het online Handelregister. Dit nummer dien je te vermelden in je zakelijke uitingen, onder meer op je brieven, websites én facturen. Maar een foutje in een 8-cijferig nummer is snel gemaakt. Tip: vraag een ander het KvK-nummer voor je te checken.

Je IBAN bankrekeningnummer ontbreekt

Soms vragen afnemers al bij het aangaan van een opdracht om je bankgegevens voor hun administratie. Of je hebt je bankrekeningnummer vermeld op je website of briefpapier. Toch is het altijd sterk aan te raden om je bankrekeningnummer ook te vermelden op je factuur. Zo voorkom je dat een afnemer eerst de juiste betalingsgegevens op moet zoeken voordat de factuur kan worden betaald.

De betalingsvoorwaarden zijn niet vermeld

Het is niet wettelijk verplicht om betalingsvoorwaarden te vermelden op je factuur. Toch is het verstandig afnemers te herinneren aan je voorwaarden, ook als je deze eerder hebt voorgelegd of als deze te vinden zijn op je website. Je kunt volstaan door aan te geven binnen hoeveel dagen de factuur betaald dient te worden of – beter nog! – vermeld een vervaldatum. Zo kan er geen misverstand bestaan over de datum waarop een factuur betaald moet zijn. Wanneer je dit niet doet, dient te worden betaald binnen 30 dagen.

De gefactureerde is niet correct vermeld

Aan wie heb je een dienst of product geleverd? Gebruik altijd de volledige juridische naam van een onderneming. Je kunt deze opzoeken in het online handelsregister van de Kamer van Koophandel. Is de factuur gericht aan een particulier? Gebruik nooit de algemene aanhef ‘familie’, maar vraag naar de voorletters van de afnemer. Zo kan er geen discussie ontstaan over degene aan wie de factuur is gericht.

Het adres van de gefactureerde ontbreekt

Veel bedrijven factureren per e-mail. Daar is niets mis mee, maar vergeet niet ook het vestigingsadres van de afnemer te vermelden. Wordt een factuur niet betaald en wordt er uiteindelijk een incassotraject gestart? Dan is een adres nodig. In het uiterste geval om een dagvaarding uit te kunnen brengen of beslag te kunnen leggen.

Het btw-nummer ontbreekt

Het is verplicht om je btw-nummer te vermelden. Het is bij een buitenlandse afnemer en bij het verleggen van btw ook verplicht om het btw-nummer van de zakelijke afnemer te vermelden.

Het btw-tarief en btw-bedrag zijn niet vermeld

Zowel het gehanteerde btw-tarief als het btw-bedrag moet op je factuur worden vermeld. Ook wanneer sprake is van een btw-vrijstelling (of verlegging), moet dit worden aangegeven.

De omschrijving van de geleverde diensten of producten is niet duidelijk

Een afnemer wil weten waar hij voor betaalt. Geef een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die geleverd zijn. Vergeet ook de datum van de levering niet. Verwijs eventueel naar een offerte waarop de opdracht duidelijk is omschreven.

Geen factuurnummer

Het is verplicht om op je facturen een factuurnummer of factuurkenmerk op te nemen. Dit moet een opeenvolgend nummer zijn, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd.

Meer weten?

Meer weten over het opstellen van een factuur? Download onze gids ‘Een factuur maken als mkb’er: zo doe je dat’.