Personeels­dossier opbouwen

Een goede samenwerking met uw werknemers is belangrijk om succesvol te ondernemen. Leg afspraken duidelijk vast en houdt het consequent bij.

Waarom een personeelsdossier?

Op de eerste plaats geeft een personeelsdossier vooral een positief signaal af naar medewerkers die wél hun best doen. Ga maar na. Als een collega zijn werk niet goed doet maar daar nooit op wordt aangesproken, zal de motivatie van goed functionerende werknemers ook steeds verder afnemen. Dat wilt u als werkgever natuurlijk te allen tijde voorkomen. Het bijhouden van een personeelsdossier helpt hierbij. Daarnaast kan het goed functionerende werknemers ook motiveren wanneer zij daarvan een bevestiging krijgen.

De inhoud van het personeelsdossier

Een goed personeelsdossier heeft in elk geval de volgende inhoud:

  • Naw-gegevens werknemer en kopie identiteitsbewijs.
  • Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
  • Aantekeningen van waarschuwingen en verbeterplannen.
  • Scholingsafspraken.
  • Complimenten.
  • Afspraken over loonsverhogingen of bonussen.

Deze gegevens mogen er niet in staan:

  • Gegevens of aantekeningen over etniciteit, het geloof of de seksuele geaardheid.
  • Medische gegevens.
  • Politieke voorkeur van de werknemer.

Bedenk dat uw werknemer altijd het recht heeft om zijn personeelsdossier in te zien.

Bewaartermijn personeelsdossier

De gegevens in het personeelsdossier vallen onder verschillende bewaartermijnen:

  • Basisgegevens
    Basisgegevens als de loonadministratie bewaart u 7 jaar. Deze gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht.

  • Kopie identiteitsbewijs
    De kopie van het identiteitsbewijs van uw werknemer bewaart u tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin uw werknemer uit dienst is gegaan. Dit is nodig om te voldoen aan de identificatieplicht.

  • Overige gegevens
    Voor de overige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft voor deze gegevens als richtlijn een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw werknemer uit dienst is.

Verbetertraject starten

Heeft u een werknemer die minder goed functioneert? Start dan een verbetertraject. Een belangrijk onderdeel van een verbetertraject is het verbeterplan. Hierin maakt u afspraken over wat en hoe er verbeterd moet worden. Ga daarvoor persoonlijk in gesprek met de werknemer. Geef aan wat er volgens u precies schort aan het functioneren, wat er dus moet verbeteren en hoe dat volgens u het beste kan. Ook spreekt u af of en hoe u de werknemer daarbij helpt. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld een cursus die de werknemer op uw kosten gaat volgen. Gedurende het traject evalueert u regelmatig hoe het gaat. Maak hiervan een schriftelijk verslag en laat uw werknemer het ondertekenen. Voeg alle verslagen toe aan het personeelsdossier.

Wederzijdse inspanning
Uit rechtspraak blijkt dat het verbeterplan een wederzijdse inspanning moet zijn. Zowel werkgevers als werknemers moeten daarin hun rol pakken. U kunt dus niet van uw werknemers verwachten dat zij hun eigen verbeterplan opstellen bij disfunctioneren. Hierbij geldt wel dat hoe hoger de functie van de werknemer, hoe meer input van de werknemer kan worden verwacht.

Overgaan tot ontslag

Is er een voldoende onderbouwd (dis)functioneringsdossier aanwezig én u heeft een voldoende verbetertraject gevolgd? Dan kan ontslag volgen. Dit ontslag kan op de volgende manieren worden gerealiseerd:

  • Via een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter.
  • Via een beëindigingsovereenkomst met uw werknemer.
  • Na instemming van uw werknemer met de opzegging.