Waarom heb je algemene voorwaarden nodig? Dé 6 redenen

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Toch is het ontzettend belangrijk dat je ze hebt en dat ze actueel zijn. Want goede algemene voorwaarden kunnen je een hoop gedoe besparen. Bijvoorbeeld wanneer je onenigheid krijgt over de levering van een product of dienst, de betaling of garantie. Lees hier waarom algemene voorwaarden nodig zijn.

1. Waarom algemene voorwaarden risico’s verminderen

Ondernemen betekent risico’s nemen, maar geen onnodige natuurlijk. Met duidelijke en solide algemene voorwaarden sluit je veel risico’s uit. Een voorbeeld: je hebt een drukkerij en je moet voor een winkelketen tassen bedrukken. Maar de leverancier levert de tassen te laat, waardoor je ze niet op tijd klaar hebt. Een flinke kostenpost. Maar niet als je in je algemene voorwaarden hebt aangegeven dat je niet aansprakelijk bent voor een te late levering buiten jouw schuld om en ook niet voor de eventuele schade die daaruit voortvloeit.

2. Waarom algemene voorwaarden in standaardformaat niet altijd genoeg zijn

Bij het opstellen van voorwaarden kun je prima gebruikmaken van standaardvoorwaarden, bijvoorbeeld die van de Kamer van Koophandel of je branchevereniging. Toch kan het noodzakelijk zijn om die voorwaarden aan te passen, omdat ze net niet bij jouw producten of diensten passen. Of omdat bepaalde belangrijke voorwaarden die voor jou gunstig zijn, zoals eigendomsvoorbehoud of retentierecht, niet zijn opgenomen. Dan kun je extra afspraken in je algemene voorwaarden nodig hebben.
Bedenk wel dat in je algemene voorwaarden alleen afspraken mogen staan die voor ál je klanten gelden. Je mag wel een onderscheid maken tussen voorwaarden voor particuliere en voor zakelijke klanten.

3. Mondelinge afspraken bieden weinig zekerheid

Zelfs als je zakendoet met je beste vriend geldt: ondernemen zonder duidelijke afspraken is niet verstandig. Leg daarom de belangrijkste spelregels schriftelijk vast in algemene voorwaarden. Verklaar ze geldig en stel ze fysiek of digitaal ter beschikking aan je klanten, vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Bijvoorbeeld door ze af te drukken op de achterkant van de overeenkomst.

In je webshop moet je een duidelijke verwijzing of link opnemen naar je algemene voorwaarden. Je klant moet de voorwaarden kunnen opslaan en aangeven dat hij akkoord is. Bespreek je de afspraken alleen mondeling en gaat er iets mis? Dan is het altijd jouw woord tegen dat van de klant. En probeer dan maar eens te bewijzen dat je de ander de mogelijkheid hebt geboden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden.

4. Onredelijke afspraken tellen niet

Het is niet zo dat je helemaal zelf mag weten wat er in je algemene voorwaarden staat. Daar gelden regels voor. Afspraken mogen bijvoorbeeld niet afwijken van het consumentenrecht en je mag geen onredelijke bepalingen opnemen. Soms is snel duidelijk of iets onredelijk is. Je mag bijvoorbeeld niet aangeven dat alleen jij de koopovereenkomst mag ontbinden en een klant niet. In andere gevallen bepaalt de situatie wat onredelijk is.
Om je wat houvast te geven en om consumenten te beschermen, heeft de overheid een zogenoemde zwarte en grijze lijst gemaakt. Bepalingen op de zwarte lijst zal een rechter als onredelijk bestempelen, die op de grijze lijst als twijfelachtig. Staan er onredelijke afspraken in je voorwaarden, dan ben je waarschijnlijk minder goed beschermd dan je denkt.

5. Meer grip op je debiteuren

Waarom algemene voorwaarden ook cruciaal zijn in je debiteurentraject: je kunt afspraken opnemen om te voorkomen dat je blijft zitten met onbetaalde rekeningen. Bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud. Hiermee geef je aan dat het product dat je levert van jou blijft, tot de klant heeft betaald.

Download de e-paper Debiteurentraject 

Of je gebruikt het retentierecht. Dit betekent dat je afspreekt dat je goederen pas teruggeeft of levert, zodra je klant heeft betaald. Heeft een klant bijvoorbeeld een caravan bij je gestald, maar betaalt hij al tijden de huur niet? Dan mag je de caravan in bezit houden tot je klant de huurachterstand heeft voldaan.

6. Waarom algemene voorwaarden actueel moeten zijn

Heb je je algemene voorwaarden een hele tijd geleden gemaakt? Dan is de kans groot dat ze verouderd zijn. Ze zullen je ook niet meer optimaal beschermen. Er zijn namelijk allerlei gebeurtenissen denkbaar die vragen om een aanpassing van je voorwaarden. De meest voor de hand liggende zijn wetswijzigingen waaraan je bedrijf moet voldoen.

Verandert de overheid bijvoorbeeld de incassoregels of de wettelijke bedenktijd van 14 dagen om te herroepen, dan kan dat gevolgen hebben voor jouw voorwaarden. Maar het kan ook zijn dat juist je bedrijf verandert of de samenstelling van je producten of diensten wijzigt. Ook dan moet je de algemene voorwaarden op tijd bijwerken.

Heb je een vraag over algemene voorwaarden?

We helpen je graag met je vraag! Bekijk hier hoe je zelf algemene voorwaarden kunt opstellen. Of laat ons het voor je doen. Natuurlijk kun je ons ook altijd even bellen voor advies, op telefoonnummer 088 3279 832.