Deze ondernemer ontdekte de manier om conflicten met personeel te voorkomen

Image

Juridisch getouwtrek met medewerkers voorkomen door regelmatig met ze in gesprek te blijven. Zo doet John Vlaar, directeur van Giant ICT, dat.

Ziekmelden als gevolg van een conflict op het werk. Het gebeurt ieder jaar tussen de 70.000 en 100.000 keer. En regelmatig moet daar zelfs een rechter aan te pas komen om de boel gesust te krijgen. “Als werkgever zit je daar niet op te wachten”, vertelt John Vlaar.

Hij is directeur van Giant ICT uit het Noord-Hollandse Heerhugowaard. Het bedrijf bouwt ICT-infrastructuren voor bedrijven die veelal actief zijn in de zorg, handel, industrie en de agrarische sector. Er werken inmiddels 35 mensen, voornamelijk hoogopgeleide specialisten met een technische achtergrond.

In gesprek blijven

Net als vrijwel iedere directeur in Nederland, heeft ook Vlaar wel eens te maken gehad met ontevreden medewerkers. Mensen die graag willen doorgroeien naar een hogere functie bijvoorbeeld, hun ambitie aankaarten, maar te horen krijgen dat er momenteel nog even geen plek beschikbaar is.

“Om conflicten te voorkomen is het heel belangrijk dat je continu in gesprek blijft met medewerkers. Zo blijf je er kort op en erken je problemen veel sneller. Als je dat niet doet, kan sluimerende onvrede uitgroeien tot een serieus probleem waar je al snel geen vat meer op hebt.”

Conflict in de kiem

Twee jaar geleden nog moest Vlaar afscheid nemen van een collega die niet voldoende uit de verf kwam in zijn functie als accountmanager. “We zouden zijn contract niet gaan verlengen. Die man was al wat op leeftijd en ik vond het mede daarom netjes om hem dat ruim van te voren te melden."

"Dan praat je dus over bijna vijf maanden, waar een wettelijke opzegtermijn van één maand verplicht is. ‘Neem de tijd en ruimte om iets anders te zoeken’, vertelde ik hem. Hij pakte het echter anders op en gaf er meteen de brui aan.”

Meehelpen zoeken

“Wat je daar als leidinggevende ook van vindt, rust is altijd je redding”, zegt Vlaar. “Blijf dus ook dan het gesprek aangaan. Ik snapte best wel dat het voor hem niet leuk was, tegelijkertijd wilde ik voorkomen dat hij zich vijf maanden lang ziek zou blijven melden natuurlijk. Ik heb daarom aangeboden samen met hem op zoek te gaan naar een andere functie, één die hem beter zou passen."

"Ik kom bij veel bedrijven over de vloer en spreek daar regelmatig met mensen die nog personeelsleden zoeken. Via zo’n contact kon hij ook ergens gaan solliciteren. Dat gebaar zorgde er mede voor dat hij zijn contract netjes heeft uitgediend en we op een goede manier afscheid van elkaar hebben genomen.”

Officiële waarschuwing

De afgelopen jaren heeft Vlaar één keer een officiële waarschuwing moeten uitdelen. Iets dat altijd hand in hand dient te gaan met het opbouwen van een dossier. “Je gaat om te beginnen het gesprek aan. Vertellen wat je ziet, aangeven op welke punten iemand moet veranderen en vervolgens een tijdsperiode afspreken waarin die verbetering plaats moet vinden”, aldus Vlaar.

Duidelijk en meetbaar gelden hierbij als belangrijke voorwaarden voor een goed dossier. Want als zo’n gesprek op niets uitloopt en het gaat uiteindelijk richting een ontslagprocedure, heeft die alleen kans van slagen wanneer je als MT een duidelijk dossier hebt opgebouwd, gevuld met bewijs van disfunctioneren.

Rechtszaak vermijden

Opgestelde dossiers heeft Vlaar overigens nog nooit hoeven te gebruiken. Ook dat is volgens hem vooral een kwestie van het open vizier dat hij predikt. “Wees eerlijk in zo’n gesprek. Zo van: ik merk dat het niet zo lekker gaat, dat je niet gelukkig bent hier. Als je dat zegt, vinden mensen dat aanvankelijk misschien niet zo leuk, maar vaak krijg je wel een eerlijk antwoord."

"Mensen zijn niet gek, die voelen heus wel wat er speelt. En als je dan vervolgens aanbiedt ze te helpen aan een andere baan, zijn ze je uiteindelijk zelfs dankbaar. Zo hebben we onlangs nog een collega ondergebracht bij één van onze zusterbedrijven waar hij nu een heel andere functie bekleedt. Zo voorkom je in veel gevallen dat je lijnrecht tegenover een medewerker komt te staan en onvrede uitgroeit tot een conflict dat in de rechtszaal moet worden uitgevochten.”