Thema

Betalingen

Zoeken

Case: Lastige betalers, wie kent ze niet...

Krulkamp BV* verricht al sinds jaar en dag schilderwerkzaamheden. Net zoals veel andere bedrijven heeft ook Krulkamp weleens te maken met lastige betalers. En in de huidige economische tijd komen klanten met betalingsproblemen helaas zelfs vaker voor dan voorheen. Een situatie die het bedrijf zich steeds minder kan veroorloven.

100 euro incassokosten
Na de zoveelste onbetaalde factuur is Krulkamp het zat. Een onbetaalde factuur betekent niet alleen minder inkomsten, het kost ook nog eens enorm veel tijd om de klanten achter de broek aan te zitten. Voortaan doet Krulkamp het anders: een klant die niet betaalt, ontvangt direct na de eerste factuur een aanmaning verhoogd met 100 euro incassokosten.

Zo gezegd, zo gedaan. Een dag na het versturen van de nieuwe aanmaningen, krijgt Krulkamp de eerste klant aan de lijn. Die geeft aan dat Krulkamps actie helemaal niet is toegestaan en weigert dan ook de incassokosten te betalen. Als een dag later de tweede klant belt met hetzelfde verhaal, begint Krulkamp te twijfelen. Hij besluit voor advies zijn rechtsbijstandverzekeraar te bellen.

DAS legt uit hoe het zit

Wettelijke regels: de 14-dagen-herinneringsbrief
Nadat de debiteur in verzuim is geraakt, dient deze nog één schriftelijke aanmaning te krijgen, de '14-dagen-herinneringsbrief'. Als de debiteur een consument is, bent u verplicht om dit te doen. Bij een particuliere klant mag u in ieder geval niet gelijk bij de eerste aanmaning incassokosten in rekening brengen. Een debiteur is in verzuim door bijvoorbeeld het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn of door het ontvangen van een ingebrekestelling, waarna de betaling vervolgens uitblijft. Het is belangrijk dat de '14-dagen-herinneringsbrief' voldoet aan de nieuwe richtlijnen voor aanmaningen:

  • Vermeld een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen.
  • Vermeld welk bedrag aan incassokosten in rekening wordt gebracht áls de debiteur niet betaalt. Dit betekent dus niet dat u de incassokosten gelijk in rekening mag brengen. U laat uw klant alleen maar weten welk bedrag u in rekening zal brengen als de klant na de eerste aanmaning niet betaalt. Dit bedrag staat vast en komt overeen met de maximale incassovergoeding conform de wetgeving
  • Als u niet de maximale incassovergoeding in rekening brengt, dient u ook de maximale incassokosten te vermelden die op basis van de nieuwe wetgeving in rekening kunnen worden gebracht.
  • Als u een derde inschakelt om de vordering voor u te innen en u bent niet btw-plichtig, vermeld dan dat u de btw niet kan verrekenen en dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd. 
  • Nogmaals: een aanmaning is niet noodzakelijk voor bedrijven, WEL noodzakelijk voor consumenten
  • Betaalt de consument de vordering niet? Pas na deze 14 dagen mag de vordering met de incassokosten worden verhoogd.
  • Betaalt de debiteur ook na het versturen van de aanmaningen niet? Schakel dan uw rechtsbijstandverzekeraar of een incassobureau in om zo alsnog via gerechtelijke weg de factuur betaald te krijgen.

Kunt u hulp gebruiken bij het opstellen van een aanmaningsbrief richting uw klanten? Maak dan gebruik van de voorbeeldbrief op das.nl

Andere regels voor zakelijke klanten
Er gelden andere regels als u met zakelijke klanten te maken heeft. Lees er meer over.

Natuurlijk geldt altijd: blijf in gesprek
Vaak staat het niet-voldoen van een factuur niet op zich. Mogelijk is uw klant van mening dat er sprake is van een tekortkoming aan uw zijde. Bijvoorbeeld een gebrek aan het product of dienst. In dat geval kan het zijn dat uw debiteur de betaling opschort. Dat wil zeggen dat hij uw factuur pas (volledig) wil betalen nadat het gebrek door u is weggenomen. Het versturen van een aanmaning heeft dan niet direct zin. Er zal bekeken moeten worden of het opschorten van de betaling terecht is. Hiervoor zijn alle feiten en omstandigheden van belang. Komt u er niet uit? Schakel dan juridische hulp in.

* De naam is gefingeerd