5 stappen voor als je klant niet betaalt

Optimaal debiteurenbeheer in 5 overzichtelijke stappen. Volg deze stappen als je klant niet betaalt en verhoog je kans op tijdige betaling. Je kunt deze stappen ook downloaden als infographic.

1. Snel de factuur sturen

Opdracht afgerond? Hoe langer je wacht met factureren, hoe minder urgent de rekening lijkt. En hoe groter de kans dat je klant niet betaalt. Stuur dus liefst dezelfde dag al de rekening! Je klant heeft de klus dan vers in het geheugen. De kans is groter dat hij of zij direct betaalt. Vermeld in je factuur de betalingstermijn en verwijs naar je algemene voorwaarden. Ook is het belangrijk dat je factuur duidelijk en overzichtelijk is, om misverstanden of vragen te voorkomen.

2. Herinnering of rekeningoverzicht sturen

Is de betalingstermijn verstreken en heeft je klant nog niet betaald? Stuur een aanmaning. Gaat het om meerdere facturen? Stuur dan een overzicht van alle uitstaande bedragen mee. Stel een nieuwe betalingstermijn. Gebruikelijk is tussen de 8 en 14 dagen, maar er kunnen specifieke regels gelden. Neem bij twijfel gerust contact met ons op.

3. Je klant opbellen

Zakendoen is altijd óók persoonlijk. Misschien heeft de klant een goede reden om (nog) niet te betalen? Bel je klant op en vraag hem of haar waarom er niet wordt betaald. Eventueel kun je jouw klant vragen om zelf een nieuwe betalingstermijn voor te stellen. Stuur na telefoongesprekken altijd een mailtje ter bevestiging van de afspraken.

4. Een aanmaning sturen

Bij particuliere klanten die niet betalen ben je verplicht een WIK-brief (conform de Wet Incassokosten) te sturen. Dat kun je direct na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur al doen of nadat je eerst een vriendelijkere betalingsherinnering hebt verstuurd. Dit laatste is gebruikelijker.

In deze WIK-brief stel je jouw klant in gebreke en geef je je klant nog 14 dagen, ingaand vanaf de dag ná de ontvangstdatum van de brief, om alsnog te betalen.

Bovendien vermeld je exact hoeveel kosten er extra bij komen als je klant níet betaalt. Je kunt de incassokosten berekenen met onze rekentool. Daarnaast kun je aanspraak maken op de wettelijke rente vanaf het verstrijken van de termijn in deze brief.

Het is belangrijk dat je kunt bewijzen dat deze brief door jouw klant is ontvangen, en wanneer. De WIK-brief stuur je dan ook het beste als aangetekende brief of op andere wijze waarmee je de ontvangst kunt aantonen.

Als het om een zakelijke klant gaat, raden we je aan om ook een aanmaning toe te sturen. Een verschil is dat je dan direct al aanspraak kunt maken op de buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke rente (die ook hoger ligt bij business to business).

Schakel je een derde partij in om de vordering voor je te innen en ben je niet btw-plichtig? Geef dan aan dat je de btw niet kunt verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.

TIP! Voorkomen is beter dan incasso

Je kunt problemen met betalingen voorkomen door nieuwe klanten te checken op kredietwaardigheid. Bovendien stuur je elke klant tijdig je algemene voorwaarden en verklaar je deze van toepassing op overeenkomsten die je sluit, zodat de afspraken helder vastliggen.

5. Een jurist inschakelen

Je hebt nu echt alles geprobeerd. Komt de klant met juridische argumenten waarom hij of zij niet wil betalen? Dan kun je beter zelf ook een jurist in de arm nemen. Die kan dan jouw 'incasso met verweer' alsnog gaan innen. Als daartoe aanleiding bestaat, wordt een gerechtelijke procedure gestart.

Heb je een vraag over niet-betalende klanten?

Je kunt ons altijd even bellen. Ben je niet verzekerd? Bel dan 088 3279 829. Ben je wel verzekerd? Bel ons dan op telefoonnummer 088 3279 800 voor advies.