6 stappen voor als je klant niet betaalt

Optimaal debiteurenbeheer in zes overzichtelijke stappen. Volg deze stappen als je klant niet betaalt en verhoog je kans op tijdige betaling. Je kunt deze stappen ook downloaden als infographic.

1. Snel de factuur sturen

Opdracht afgerond? Hoe langer je wacht met factureren, hoe minder urgent de rekening lijkt. En hoe groter de kans dat je klant niet betaalt. Stuur dus liefst dezelfde dag al de rekening! Je klant heeft de klus dan vers in het geheugen. De kans is groter dat hij of zij direct betaalt. Vermeld in je factuur de betalingstermijn en verwijs naar je algemene voorwaarden.

2. Herinnering of rekeningoverzicht sturen

Is de betalingstermijn verstreken en heeft je klant nog niet betaald? Stuur een aanmaning. Gaat het om meerdere facturen? Stuur dan een overzicht van alle uitstaande bedragen mee. Stel een nieuwe betalingstermijn. Gebruikelijk is tussen de 8 en 14 dagen, maar er kunnen specifieke regels gelden. Neem bij twijfel gerust contact met ons op.

3. Je klant opbellen

Zakendoen is altijd óók persoonlijk. Misschien heeft de klant een goede reden om (nog) niet te betalen? Bel je klant op en vraag hem of haar eventueel zélf een nieuwe betalingstermijn voor te stellen. Stuur achteraf een mailtje ter bevestiging van de afspraken.

4. Een aanmaning sturen

Bij particuliere klanten die niet betalen ben je verplicht een WIK-brief (conform de Wet Incassokosten) te sturen. In deze aanmaning geef je je klant nog 15 dagen vanaf de bezorgingsdatum om alsnog te betalen. Bovendien vermeld je exact hoeveel kosten er extra bij komen als je klant níet betaalt. Je kunt de incassokosten berekenen met onze rekentool. Is je klant een ondernemer? Dan kun je ook een ander overeengekomen bedrag hanteren.

TIP! Voorkomen is beter dan incasso

Je kunt problemen met betalingen voorkomen door nieuwe klanten te checken op kredietwaardigheid. Bovendien stuur je elke klant je algemene voorwaarden, zodat de afspraken helder vastliggen.

5. Een ingebrekestelling sturen

Nu wordt het serieus. Een klant die na dit alles nog niet betaald heeft, stuur je een ingebrekestelling. Daarin bied je hem of haar nog één allerlaatste termijn van 8 dagen, voordat je externe hulp inschakelt. Gaat het om een groot bedrag? Stuur dan deze officiële brief per aangetekende post of per e-mail.

6. Een jurist inschakelen

Je hebt nu echt alles geprobeerd. Komt de klant met juridische argumenten waarom hij of zij niet wil betalen? Dan kun je beter zelf ook een jurist in de arm nemen. Die kan dan jouw 'incasso met verweer ' alsnog gaan innen.

Heb je een vraag over niet-betalende klanten?

Je kunt ons altijd even bellen. Ben je niet verzekerd? Bel dan 088 3279 829. Ben je wel verzekerd? Bel ons dan op telefoonnummer 088 3279 800 voor advies.