Vier tips voor effectief debiteurenbeheer

Als ondernemer wilt u uw passie kunnen volgen, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over openstaande facturen. Maar als debiteuren niet tijdig betalen, dan kan dat grote gevolgen hebben voor uw onderneming. Het kan er bijvoorbeeld toe leiden dat u zelf uw leveranciers niet meer kunt betalen of investeringen uit moet stellen. Voor een gezonde onderneming is effectief debiteurenbeheer dan ook essentieel. Maar hoe pakt u dat aan? In dit blog delen wij 4 tips.

  • Leg de betalingsvoorwaarden vast
    Gaat u een zakelijke relatie aan? Maak duidelijke afspraken over de betalingsvoorwaarden en leg deze vast. Voor welk bedrag levert u maximaal op rekening en binnen hoeveel dagen dient een factuur betaald te zijn? Stem de betalingscondities af op de kredietwaardigheid van de klant. Lees ook onze e-paper ‘Hoe kredietwaardig is mijn klant?’ met praktische tips en aandachtspunten bij het bepalen van het bedrag dat u per klant maximaal op rekening levert.

  • Maak duidelijke afspraken over de facturatie
    Informeer vooraf naar de gewenste wijze van facturatie. Wil de klant de factuur graag digitaal ontvangen, elektronisch of liever per post? Dient u een speciale referentie te vermelden voor een snelle goedkeuring en administratieve verwerking van de factuur, zoals een purchase order nummer (PO-nummer)? Hoe kunt u een dergelijk kenmerk aanvragen? Factureer direct na het afronden van de werkzaamheden en zorg ervoor dat de factuur minimaal voldoet aan de wettelijke basiseisen voor een correcte factuur. Geef in ieder geval een precieze omschrijving van de verrichte werkzaamheden en vermeld bij voorkeur de vervaltermijn.

  • Breng structuur en regelmaat aan in uw debiteurencyclus
    Veel ondernemers richten zich het liefst op hun hoofdwerkzaamheden. Af en toe pakken zij hun administratie erbij, stellen ze facturen op en controleren ze of alle uitstaande facturen zijn betaald. Als ze tijd hebben, wagen ze aan een openstaande factuur misschien een telefoontje, maar liever stellen ze dit uit. Herkenbaar? De sleutel voor een strakke opvolging van uw facturen is het aanbrengen van structuur en regelmaat in uw debiteurentraject. Is de betaaltermijn verstreken? Stuur een dag later een vriendelijke herinnering. Bel een herinnering altijd na. Blijft de factuur openstaan? Stuur dan een aanmaning, eventueel gevolgd door een ingebrekestelling. Alles geprobeerd, zonder succes? Geef de vordering uit handen aan een incassobureau.

    Tip: automatiseer uw debiteurenbeheer. Maak gebruik van slimme software die automatisch herinneringen uitstuurt zodra de betalingstermijn is verstreken en u herinnert aan het nabellen van debiteuren. Zo weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet.

  • Wees niet te afwachtend
    Het najagen van debiteuren kan spannend zijn. Niet elke ondernemer durft een aanmaning te versturen aan een grote opdrachtgever. Maar waarschijnlijk heeft u hard gewerkt voor uw geld. Het is niet meer dan logisch dat u daar ook voor betaald wordt, zoals u bij aanvang van de samenwerking bent overeengekomen. Als u een duidelijke structuur heeft aangebracht in uw debiteurencyclus, hoeft u ook niet meteen op strenge toon onmiddellijke betaling te eisen. U kunt eerst een vriendelijke herinnering sturen en deze nabellen. Als u een strak debiteurentraject hanteert, weet de klant precies waar hij aan toe is. Daar gaat ook een opvoedkundige werking vanuit. Degene die het hardst op de deur bonkt, krijgt als eerste betaalt. Bij een volgende levering of dienstverlening staat u waarschijnlijk bovenaan de lijst.

Meer weten?

Download onze e-paper ‘Hoe beperk ik mijn debiteurenrisico?' met een praktisch stappenplan waarmee u zelf aan de slag kunt.