Stuur eerst een herinnering

Wij adviseren je om vooral in contact te blijven met je klanten. Direct een brief versturen met een opslag draagt niet bij aan een prettige samenwerking. Een herinneringsbrief met het verzoek om een openstaande rekening te betalen of een telefoontje doet dat wel. Je kunt dan tegelijk de oorzaak van eventuele problemen achterhalen en die samen oplossen . Lees ook onze infographic met tips om te zorgen dat je klant op tijd betaalt.

Wettelijke eisen aanmaning

Heeft je klant na je herinnering nog niet betaald? Dan kun je ervoor kiezen om toch een aanmaningsbrief te versturen. Houd daarbij dan rekening met de wettelijke eisen. De aanmaningsbrief moet voldoen aan de volgende richtlijnen voor aanmaningen.

• Geef je klant na ontvangst van de brief 14 dagen de tijd om alsnog kosteloos te betalen.
• Vermeld welk bedrag aan incassokosten je in rekening brengt als je klant niet betaalt.
• Reken je minder dan de maximale incassovergoeding volgens de Wet Incassokosten? Vermeld die wettelijk toegestane maximum-incassokosten dan wel.
• Schakel je een derde in om de vordering voor je te innen en ben je niet btw-plichtig? Geef dan aan dat je de btw niet kunt verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.

Let op '14-dagen-termijn' in de aanmaning

De '14-dagen-termijn' gaat volgens de uitspraak van de Hoge Raad in op de dag nadat de brief bij de klant is bezorgd. Voor de verzending van de brief wordt ook 1 dag gerekend. De volgende formuleringen zijn goedgekeurd door de Hoge Raad.

• "Binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd."
• "Binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd."

Zorg ervoor dat je bewijs hebt dat jouw brief daadwerkelijk is ontvangen door je klant. Dat kan bijvoorbeeld door je brief aangetekend te versturen.

Wanneer is een aanmaningsbrief verplicht?

Als je klant een consument is, is het verplicht om een aanmaningsbrief volgens de eisen van hierboven te sturen. Dat is ter bescherming van de consument. Bij ondernemers is een aanmaning niet verplicht. Maar de praktijk wijst uit dat het vaak wel helpt om ook zakelijke klanten de gelegenheid te bieden om te betalen.

Voorbeeld aanmaningsbrief

Er komt nogal wat kijken bij het opstellen van een aanmaningsbrief die aan de wettelijke eisen voldoet. Daarom helpen we je er graag bij. Download bijvoorbeeld onze gratis voorbeeldbrief voor als je een aanmaning wilt sturen. Die kun je voor € 2,50 (exclusief btw) ook aangetekend mailen naar je klant, om het officieel te maken.

Ben je verzekerd bij DAS en heb je een vraag over het versturen van een aanmaningsbrief?

Je kunt ons altijd even bellen voor advies, op telefoonnummer 088 3279 800. Of lees hier hoe je een incasso kunt indienen.