Vier manieren om gesteggel met je leverancier te voorkomen

Image

Conflicten met leveranciers komen in Nederland vrijwel dagelijks voor. Er is gedoe over de prijs, de kwaliteit, de voorwaarden of de logistiek. Herken de valkuilen en neem de juiste maatregelen om juridisch getouwtrek te voorkomen.

1. Vage afbakening van de opdracht

De tent die de horecaondernemer heeft besteld ziet er op het eerste oog goed uit. Maar wacht even… Waar is de verlichting? Waar zijn de barretjes, statafels en krukken? ‘Die zitten toch ook in de deal’, vraagt hij zich verbaasd af?

Wat doe je wel, wat doe je niet? Bij het sluiten van de deal klinkt het je misschien allemaal logisch in de oren, maar heeft jouw leverancier de opdracht eigenlijk wel op precies dezelfde manier geïnterpreteerd? Onduidelijk geformuleerde afspraken is één van de grootste bronnen van conflicten met leveranciers.

Juist daarom is een opdrachtbevestiging zo belangrijk. Hierin leg je alle gemaakte afspraken over de opdracht vast op papier en weet je exact wat je van de andere partij mag verwachten. In de meeste opdrachtbevestigingen wordt naar een eerdere offerte verwezen. Doe je dat niet, zorg er dan in ieder geval wel voor dat het product of de dienst goed beschreven wordt.

2. Onduidelijke afspraken

Is dat even schrikken. Als de deuren van de truck opengaan, blijkt dat een deel van de lading tijdens het transport is beschadigd. De afnemer wijst onmiddellijk naar de leverancier als verantwoordelijke. Ho ho, zegt die. ‘Het transport was toch echt jouw pakkie an.’

Misschien vind je het allemaal maar geneuzel, zo’n document waarin tot achter de puntkomma staat welke afspraken gelden. Tot het moment waarop een conflict dreigt en de algemene voorwaarden te vaag zijn geformuleerd. Dan pas kom je erachter hoe belangrijk dit document daadwerkelijk is.

Steek daarom veel tijd in het opstellen van de juiste algemene voorwaarden. Dit document gaat in op zaken als garantie, klachten, annulering, aansprakelijkheid en de wijze van betaling. De leveringsvoorwaarden komen in een aparte paraaf. Daarin gaat het onder meer over de wijze van levering en garantie bij transport. Besteed in de algemene voorwaarden verder nog aandacht aan de vraag hoe te handelen bij een conflict. Want ook daarover kun je maar beter afspraken maken als er nog geen ruis op de lijn is gekomen. Een tip: zet de  algemene voorwaarden op de achterzijde van de overeenkomst en verklaar ze van toepassing op de voorzijde.

In de regel geldt dat de partij die met het eerste aanbod komt de algemene voorwaarden mag bepalen. Het is wel belangrijk om hier duidelijk naar te verwijzen in je offerte.

3. Persoonlijke problemen

Nadat de leverancier in een mailtje laat weten dat de verkeerde bestelling van laatst toch echt niet zijn schuld is, barst bij haar de bom. Op hoge poten stapt ze naar de directeur. ‘Met deze kerel hoef ik niet meer samen te werken’, zegt ze verbouwereerd.

Samenwerken met een leverancier draait in de praktijk meestal om de samenwerking tussen twee personen: jouw supplychain-manager en de medewerker van de leverancier die jouw bedrijf in z’n takenpakket heeft zitten. Een vertroebelde relatie tussen deze twee is een directe aanleiding voor heel wat leveranciersconflicten.

Daarom is het niet alleen belangrijk dat je van tevoren duidelijke afspraken maakt, je moet de samenwerking ook continu blijven monitoren. Hoe doen we het? Komen onze verwachtingen uit? Sluimert er ergens irritatie? Deze gesprekken kunnen aanleiding zijn om de gemaakte afspraken nog eens tegen het licht te houden.

Plan bij voorkeur iedere maand, iedere twee maanden of elk kwartaal een gesprek (het ligt er maar net aan hoe nauw je samenwerkt). Bespreek daarin het proces, wat je van de andere partij verwacht en de manier waarop afspraken worden nagekomen. Deze manier van open communiceren smoort heel wat persoonlijke vetes in de kiem, die uiteindelijk tot gedonder kunnen leiden.

4. Het onderste uit de kan willen halen

Wacht eens even, denkt de ondernemer. ‘Nu ik de laatste maanden zoveel bestel, kan de inkoopprijs best nog een stukje zakken’. Die boodschap valt bij de leverancier echter niet zo lekker. Zijn marges zijn bepaald niet ruim.

Hoe lager de inkoopprijs, hoe beter jouw resultaat. Dat je om die reden met je leverancier om tafel gaat om de beste deal uit het vuur te slepen, is niet zo gek. Zeker doen! Maar continu het onderste uit de kan willen halen, heeft ook een naar bijeffect. Je zet hiermee de relatie met je leverancier op het spel. Zal hij je de volgende keer nog willen helpen bij een spoedopdracht?

De beste manier van samenwerken is wanneer beide partijen er baat bij hebben. Je leverancier kan iets verdienen, jij hebt op jouw beurt de garantie dat de juiste producten of diensten worden geleverd. Op tijd bovendien. Laat in die samenwerking dus niet enkel je eigenbelang tellen. Door ook het perspectief van de leverancier in het oog te houden, voorkom je veel ergernis en werk je aan een duurzame relatie.