Een conflict met de leverancier los je op met dit stappenplan

Onenigheid en ruzie. Daar zit je als ondernemer niet op te wachten. Je wilt een goede relatie behouden met alle betrokken partijen, ook je leveranciers. Toch kan een conflict voorkomen, hoe los je dat dan op? Het is niet direct nodig om juridische hulp in te schakelen. Bekijk welke wegen er zijn en kom er samen beter uit met dit stappenplan.

Stap 1. Controleer de afspraken

Gaat er iets mis met een product dat je hebt gekocht of een dienst die je hebt afgenomen? Dan is het fijnste als je er samen met de leverancier uitkomt. Lees voordat je de klacht meldt nog wel even de afspraken na en kijk naar de leveringsvoorwaarden. Daarin lees je wat je overeen bent gekomen over bijvoorbeeld de regels die gelden voor de garantie, de levering van het product en hoe je eventueel kunt annuleren.

Stap 2. Klaag op tijd en schriftelijk

Komt de leverancier de gemaakte afspraken niet na? Wacht dan niet te lang en stuur zo snel als mogelijk een klacht en in ieder geval binnen uiterlijk twee maanden. De termijn gaat direct in op het moment dat je het gebrek ontdekt of had moeten ontdekken. Klaag je te laat? Dan sta je juridisch niet sterk. Mocht het tot een rechtszaak komen, dan kan de andere partij het verweer voeren dat je te lang hebt gewacht met klagen. Vaak met succes. Voorkom dat.

Het lijkt een open deur, maar het kan niet vaak genoeg gezegd worden: klaag altijd schriftelijk. Doe dat per brief, per mail of via een appje. Zolang je het maar kan aantonen. Dit is je bewijs en kan handig zijn in een eventuele latere procedure.

Wat zet je er dan in? Een schriftelijke klacht hoeft niet direct een brief op hoge poten te zijn. Vaak is een simpele melding voldoende. Hierin omschrijf je zo nauwkeurig als mogelijk de klacht en vraag je om levering van de juiste producten of diensten, binnen een redelijke termijn. Dat mag ook per e-mail. En in alle gevallen geldt dat je moet kunnen aantonen dat je klacht de leverancier heeft bereikt.

Stap 3. Stel de leverancier in gebreke

Stel de leverancier in gebreke voor de afspraken die niet zijn nagekomen. Geef aan dat je graag wilt dat hij de overeenkomst alsnog nakomt en gun hem een redelijke termijn om aan die verplichting te voldoen. Veertien dagen wordt meestal als redelijk gezien.

Stap 4. Schakel hulp van een derde in

Kom je er echt niet uit samen en is een oplossing ver te zoeken? Door de hulp van een derde in te schakelen kom je vaak wel tot een oplossing. Dat betekent trouwens niet dat je direct naar de rechter hoeft te stappen. Mediation en de inschakeling van juridische hulp behoren ook tot de mogelijkheden.

Mediation

Bij mediation ga je in overleg met de leverancier op zoek naar een oplossing. Een mediator begeleidt die gesprekken. De mediator is onpartijdig en neemt geen beslissingen. Ben je het samen met de leverancier eens geworden? Dan kan de mediator helpen om afspraken vast te leggen in een vaststellingsovereenkomst. Mediation resulteert dus niet in een bindende uitspraak, wel in vastgelegde afspraken. Als je de relatie met de leverancier in stand wilt houden en minder tijd kwijt wilt zijn, is mediation een goede aanpak. Zo kun je gebruik blijven maken van een dienst die je hebt afgenomen of goederen die je doorgaans wilt blijven bestellen. Mediation gaat sneller en is ‘vriendelijker’ dan het via de rechter uitvechten.

Jurist

Je kunt er ook voor kiezen om een jurist in te schakelen. Die kan jouw rechtspositie beoordelen, zodat je weet wat de kansen zijn in het conflict. Vervolgens kan de jurist namens jou onderhandelen met de leverancier om ervoor te zorgen dat die zijn afspraken alsnog nakomt.
Lukt dit niet? Dan kan de jurist ook de overeenkomst voor je ontbinden en een claim indienen, bijvoorbeeld voor inkomstenderving of geleden schade. Ook kan een jurist je eventueel bijstaan in een procedure bij de rechter.

Stap 5. Naar de rechter

Leveren voorgaande stappen jammer genoeg niets op? Dan blijft er nog maar één mogelijkheid over: naar de rechter stappen. Dat betekent dat je de leverancier een dagvaarding stuurt. Daarin geef je al je eisen aan. Zo kun je de rechter bijvoorbeeld vragen om de leverancier te veroordelen de overeenkomst na te komen, mee te werken aan het ontbinden van de overeenkomst en eventueel een schadevergoeding op te leggen. Die eisen moet je natuurlijk wel goed kunnen onderbouwen. Daarom is het verstandig om in deze fase altijd hulp van een jurist te vragen. Naar de rechter stappen komt de relatie tussen jou en de leverancier vaak niet ten goede en wordt dan ook vaak als laatste redmiddel gedaan. Het beste is altijd om eerst zelf in goed onderling overleg en buiten de rechter om te proberen de lucht te klaren.

Hulp nodig bij een conflict met je leverancier?

Heb je een zakelijk conflict met je leverancier? Bijvoorbeeld omdat een geleverd product problemen vertoont of omdat er iets mis is gegaan met leveren? Stel hem in gebreke en gebruik onze handige voorbeeldbrieven en contracten. Je kunt ons natuurlijk ook bellen voor advies, daar zijn we voor. Ben je niet verzekerd? Bel 088 3279 883. Voor als je wel verzekerd bent: bel ons dan op telefoonnummer 020 651 1715.

Sjaak Drinkenburg Jurist
Ik ben een allround jurist en help zowel ondernemers als particulieren met hun juridische vragen en problemen rondom koopovereenkomsten, garantie, duurovereenkomsten, wonen en verbouwen.
Meer artikelen van Sjaak

Gratis juridische hulp in uw mailbox!

Blijf op de hoogte

Ontvang per e-mail de maandelijkse nieuwsbrief DAS Update en periodieke e-mailingen voor ondernemers met juridische tips, nieuws en oplossingen van DAS.

Nu aanmelden