Waarom een schriftelijke bevestiging belangrijk is

Image

Een opdrachtbevestiging met handtekening. Als jij jouw niet-betalende klant voor de rechter wilt slepen, speelt dit document in veel gevallen een cruciale rol. Hoe vaak er ook gezegd wordt dat mondeling akkoord ook geldig is.

Zeven jaar geleden vond hij het tijd om op eigen benen te staan. Maurice Beers (39) zegde zijn baan op en startte vanuit de kleine garage naast zijn woning een eigen autobedrijf. Autoservice Beers zetelt inmiddels in een modern pand op een nabij gelegen industrieterrein. Het is hier een komen en gaan van auto’s. Waar de ene bolide gekeurd moet worden, staat de andere op de brug voor onderhoud of reparatie.

Nieuwe klanten

Problemen met niet-betalende klanten heeft Beers tot nu toe weinig gekend. Op die ene keer na dan. De man had zich gemeld via een oud-collega van hem. Hij vertelde al een poosje geen baan meer te hebben en wilde om die reden graag zelf de onderdelen aanleveren voor de APK-keuring waar zijn auto aan toe was.

“Normaal gesproken doen we dat nooit. Je gaat ook niet naar de snackbar met je eigen frikadellen, zeg ik dan.” Om hem toch te kunnen helpen, stemde de garagehouder dit keer toe.

De auto wordt gekeurd en niet veel later staat de klant weer aan de balie. “Hij vertelde even krap bij kas te zitten, maar voegde daaraan toe dat er binnenkort weer wat geld zou binnenkomen. Dan zou hij het verschuldigde bedrag meteen overmaken. Naïef van ons misschien, maar je gaat uit van de goede bedoelingen van zo iemand. Hij nam zijn auto mee naar huis en zou het geld later overmaken.”

Nattigheid

Maar als de weken verstrijken en de factuur niet betaald wordt, komt Beers in actie. Hij mailt, belt en mailt nog een keer. Zonder resultaat. De klant beweert nu dat hij helemaal geen akkoord heeft gegeven voor het bedrag van 255 euro, dat de garagehouder hem in rekening brengt.

“Toen voelde ik wel nattigheid natuurlijk”, aldus Beers. “Al had ik op dat moment nog wel het idee dat ik sterk stond. Hij had ons gevraagd om de keuring uit te voeren en dat hadden wij netjes volgens afspraak gedaan.” Beers laat het er niet bij zitten en schakelt een incassobureau in. Die komt in actie, maar laat niet veel later weten dat de klant in kwestie voet bij stuk houdt. Hij weigert te betalen.

Schriftelijk akkoord

Beers overweegt nog even om de zaak te laten voorkomen voor de rechter. Na overleg met het incassobureau ziet hij daar echter vanaf. “Deze man wist heel goed waar hij over sprak, toen hij me telefonisch vertelde dat hij geen schriftelijk akkoord had gegeven voor de opdracht. Dat klopt.”

“Als we tijdens de keuring zaken tegenkomen die buiten de APK vallen, dan nemen we daarover contact op met de klant. Als die telefonisch akkoord geeft, gaan we daarmee aan de slag. Zo gaat het bij vrijwel elk autogarage in Nederland trouwens.”

Als opdrachtnemer sta je zonder schriftelijk akkoord alleen niet sterk tijdens een juridische procedure. “De kans dat een rechter ons ongelijk zou geven was vrij groot, zo werd me verteld.” En dus neemt Beers zijn verlies. De 255 euro voor de APK plus de 40 euro die het bedrijf kwijt is aan het incassobureau. “Geen enorm bedrag voor ons bedrijf misschien, maar het druist natuurlijk wel in tegen je principes.”

Werkwijze

De ondernemer heeft zijn werkwijze naar aanleiding van dit incident niet drastisch omgegooid. Klanten vragen om elke reparatie eerst schriftelijk te bevestigen is in zijn ogen onwerkbaar. De productiviteit zou daarmee een flinke knauw krijgen. Het risico dat het in de toekomst nog een keer tot zo’n situatie komt, neemt hij dan ook voor lief.

Wel heeft het bedrijf inmiddels een pinapparaat op de balie staan. Wie zijn auto komt ophalen, kan zo direct de rekening betalen. “Dat lag sowieso al in de planning. Voor mensen die hier voor de eerste keer komen, is betalen via pin nu verplicht. Behalve als het om bedrijven gaat dan, want die ontvangen liever een rekening. Daar hebben we eigenlijk nooit problemen mee gekend.”