Conflict met je klant? Waarom een schriftelijke bevestiging belangrijk is.

7 jaar geleden vond hij het tijd om op eigen benen te staan. Maurice Beers (39) zegde zijn baan op en startte vanuit de kleine garage naast zijn woning een eigen autobedrijf. Autoservice Beers zetelt inmiddels in een modern pand op een nabijgelegen industrieterrein. Het is hier een komen en gaan van auto’s. Waar de ene bolide gekeurd moet worden, staat de andere op de brug voor onderhoud of reparatie.

Nieuwe klanten

Problemen met niet-betalende klanten heeft Beers tot nu toe weinig gekend. Op die ene keer na dan. De man had zich gemeld via een oud-collega van hem. Hij vertelde al een poosje geen baan meer te hebben en wilde om die reden graag zelf de onderdelen aanleveren voor de APK-keuring waar zijn auto aan toe was.

“Normaal gesproken doen we dat nooit. Je gaat ook niet naar de snackbar met je eigen frikadellen, zeg ik dan.” Om hem toch te kunnen helpen, stemde de garagehouder dit keer toe.

De auto wordt gekeurd en niet veel later staat de klant weer aan de balie. “Hij vertelde even krap bij kas te zitten, maar voegde daaraan toe dat er binnenkort weer wat geld zou binnenkomen. Dan zou hij het verschuldigde bedrag meteen overmaken. “Naïef van ons misschien, maar je gaat uit van de goede bedoelingen van zo iemand. Hij nam zijn auto mee naar huis en zou het geld later overmaken.”

Nattigheid

Als de weken verstrijken en de factuur niet betaald wordt, komt Beers in actie. Hij mailt, belt en mailt nog een keer. Zonder resultaat. De klant beweert nu dat hij helemaal geen akkoord heeft gegeven voor het bedrag van 255 euro, dat de garagehouder hem in rekening brengt.

“Toen voelde ik wel nattigheid natuurlijk”, aldus Beers. “Al had ik op dat moment nog wel het idee dat ik sterk stond. Hij had ons gevraagd om de keuring uit te voeren en dat hadden wij netjes volgens afspraak gedaan.” Beers laat het er niet bij zitten en schakelt een incassobureau in. Die komt in actie, maar laat niet veel later weten dat de klant in kwestie voet bij stuk houdt. Hij weigert te betalen.

Schriftelijk akkoord

Beers overweegt nog even om de zaak te laten voorkomen voor de rechter. Na overleg met het incassobureau ziet hij daar echter vanaf. “Deze man wist heel goed waar hij over sprak, toen hij me telefonisch vertelde dat hij geen schriftelijk akkoord had gegeven voor de opdracht. Dat klopt.”

Als opdrachtnemer sta je zonder schriftelijk akkoord alleen niet sterk tijdens een juridische procedure. “De kans dat een rechter ons ongelijk zou geven was vrij groot, zo werd me verteld.” En dus neemt Beers zijn verlies. De 255 euro voor de APK plus de 40 euro die het bedrijf kwijt is aan het incassobureau. “Geen enorm bedrag voor ons bedrijf misschien, maar het druist natuurlijk wel in tegen je principes.”

Veilig zakendoen

Dit incident benadrukt het belang van een schriftelijk akkoord bij dergelijke transacties. Hoewel mondelinge afspraken legaal kunnen zijn, kan een heldere, schriftelijke overeenkomst vaak het verschil maken in situaties zoals deze. Het is een herinnering dat zaken doen niet alleen gebaseerd is op vertrouwen, maar ook op een solide juridische basis. Het minimaliseert misverstanden en versterkt de positie van alle partijen, en voorkomt zo potentieel kostbare en tijdrovende geschillen. Dus, als het om zakelijke overeenkomsten gaat, is 'zwart op wit' vaak de veiligste weg.