Bemoeienis met social media gedrag van personeel: hoe ver mag je gaan?

De belangrijkste misvatting is dat werknemers denken dat ze alles op social media kunnen plaatsen en dat een werkgever zich daar niet mee mag bemoeien, omdat het een privékwestie is. Privé is het uitganspunt, maar dat is zeker niet onbegrensd.

Negatieve gevolgen door omstreden bericht

Als er een link kan worden gelegd tussen de werknemer die een omstreden bericht plaatst en zijn werkgever, kan dat negatieve gevolgen hebben voor die werkgever. Het bedrijf kan bijvoorbeeld vragen of klachten krijgen van andere medewerkers of klanten. Dan kan een werkgever belang hebben om te zeggen: dit gaat te ver, dit moet stoppen. Kortom, een werkgever heeft niks te zeggen over het social mediagedrag van het personeel, tenzij het de werkverhouding of het bedrijf schaadt.

Als een bericht jouw bedrijf schade toebrengt, bijvoorbeeld omdat klanten klagen of zelfs weglopen, kan dat tot verregaande maatregelen leiden. Dan valt het niet uit te sluiten dat je als werkgever zegt dat diegene hiermee moet stoppen of een bericht moet verwijderen vanwege negatieve gevolgen.

Baan kwijt als….

In het uiterste geval kan een post leiden tot ontslag. Als een werknemer de post niet wil verwijderen en je kunt als werkgever aantonen dat het voor schade zorgt, kan dat een reden zijn voor ontslag. Maar dan moet een werkgever die negatieve gevolgen wel goed onderbouwen. Bijvoorbeeld met berichten van verontruste klanten of medewerkers. Als de werknemer z'n kont tegen de krib gooit en doorgaat met hetzelfde gedrag, dan is het niet uit te sluiten dat het de werknemer z'n baan kost.

Afspraken maken over social mediagedrag

Het is in ieder geval verstandig om een social mediaprotocol op te stellen, want er zijn conflicten die het gevolg zijn van onduidelijke afspraken over het gebruik van social media. Wat mag je personeel bijvoorbeeld vertellen over de onderneming? Mogen ze klanten toevoegen aan hun LinkedIn-netwerk? Ondernemers hebben vaak geen social mediaprotocol opgesteld en als er wel een protocol is, dan zijn ze vaak achterhaald. Dit leidt onnodig tot conflicten tussen werkgevers en werknemers. Ondernemers stellen vaak wel een social mediaprotocol op, waarin staat of werknemers internetsites mogen bezoeken, welke internetsites ze mogen bezoeken en of ze hun privémail mogen openen. Afspraken over wat werknemers kunnen delen op social media platforms worden vaak niet gemaakt.

Een goed opgesteld social mediaprotocol kan conflicten voorkomen omdat werknemers precies weten waar ze aan toe zijn. In het protocol stel je kaders op voor de werknemers, waarbinnen zij zich kunnen bewegen. Je moet duidelijk formuleren wat werknemers wel en niet mogen doen en zeggen op sociale netwerken. Op deze manier worden onwenselijke berichten die verband houden met de onderneming tot een minimum beperkt.

Tips voor opstellen social mediaprotocol

Hierbij een aantal tips bij het opstellen van een social media protocol:

1.Maak duidelijk afspraken over het vermelden van de bedrijfsnaam;

2.Stel vast welke medewerkers mogen reageren uit naam van het bedrijf;

3.Maak medewerkers duidelijk dat ze bij het vervullen van een functie waarin het bedrijf wordt vertegenwoordigd ambassadeurs zijn, en zich hiervan, ook bij handelen in privé, altijd bewust moeten zijn;

4.Maak werknemers bewust dat een bepaalde positionering op sites als Twitter, Facebook, Instagram en LinkedIn, de werkgever imagoschade kan berokkenen en hier dus zorgvuldig mee omgegaan moet worden.

Disclaimer

Dit blog schetst de algemene regels en uitgangspunten. Uiteraard kan er in specifieke situaties sprake zijn van uitzonderingen. Heeft u vragen over dit onderwerp of uw specifieke situatie, dan kunt u altijd contact opnemen met een van onze specialisten.