Onduidelijkheid over verlofdagen? Zo voorkom je discussies met je werknemers

Het bijhouden van een verlofregistratie is van groot belang voor zowel werkgevers als werknemers. Het biedt inzicht in het aantal verlofdagen dat nog openstaat en voorkomt discussies over het resterende verlofsaldo. Het komt regelmatig voor dat werkgevers de verlofadministratie niet goed bijhouden. Dit kan vervelende gevolgen hebben.

Verlofdagen betwist? Toon dat maar aan

Hoe zit het als je werknemer aangeeft nog verlofdagen te hebben, maar jij dit betwist? In dat geval moet je aantonen dat het resterende verlofsaldo niet klopt aan de hand van de gegevens uit je verlofadministratie. Heb je die niet bijgehouden? Dan kun je je daarop niet (met succes) beroepen.

Dit betekent dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor de gevolgen daarvan. Als je werknemer kan aantonen dat er nog verlofdagen openstaan, moet je deze alsnog uitbetalen. Bovendien kan het niet bijhouden van een verlofregistratie leiden tot onrust onder werknemers. Zij weten immers niet precies hoeveel verlofdagen zij nog hebben en kunnen hierdoor onnodige stress ervaren.

Tips voor werkgevers om discussies over verlofdagen te voorkomen

Om discussies over verlofdagen te voorkomen, is het belangrijk dat je jouw verlofadministratie op orde hebt. Hoe kun je dat het beste organiseren? Ik geef een paar tips.

1. Houd een duidelijke vakantie-urenregistratie bij.
2. Deel deze periodiek, en in ieder geval na afloop van het opbouwjaar, met je werknemers.
3. Stel je werknemers aan begin van het jaar in kennis van het resterende saldo wettelijke dagen van het voorliggende jaar.
4. Stel je werknemers schriftelijk in de gelegenheid dat saldo vóór 1 juli alsnog op te nemen.
5. Wijs je werknemers op de consequentie (verval van de dagen) wanneer deze niet vóór 1 juli zijn opgenomen.
6. Houd de bovenwettelijke dagen en verjarings- en vervaltermijnen ook goed bij en communiceer dit met je werknemers.
7. Sluit je met een werknemer een beëindigingsovereenkomst? Neem hierin dan niet de (te) algemene bepaling op dat een correcte eindafrekening wordt opgemaakt, maar benoem het concrete aantal openstaande, nog uit te betalen verlofuren.

Disclaimer

Dit blog schetst de algemene regels en uitgangspunten. Uiteraard kan er in specifieke situaties sprake zijn van uitzonderingen. Heeft u vragen over dit onderwerp of uw specifieke situatie, dan kunt u altijd contact opnemen met een van onze specialisten.